方法

ウェビナーの運営を代行依頼するメリットとは?代行先を選ぶ際のポイント

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

「最近よく聞くウェビナーを自社でも開催したいけれど、ノウハウがないので不安」

「オフラインのセミナーとの違いが何なのかよくわからない」

そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか?急速に普及しているウェビナーですが、開催するにあたってウェブ開催ならではの注意点や抑えるべきポイントがあります。

この記事では、ウェビナーを代行するメリットから、代行先の選び方、おすすめの代行サービスまで詳しく解説していきます。ぜひ最後まで読んで、最適な代行先を見つけるための参考にしてください。

ウェビナーとは

「ウェビナー」は、コロナ禍で多くの企業から注目されるようになりました。オンラインを利用してセミナーが行われるため、会場に足を運ばなくても参加できるからです

ウェブとセミナーの造語であるウェビナーは、インターネットにアクセスさえできればどこにいても参加可能です。地方や海外からも参加できます。

ウェビナーは、ホストと参加者が資料や動画などを共有するかたちで行われます。広い会場を抑える必要がないため、低コストで大人数に向けたセミナー開催も可能です。

また、内容によってライブ配信と録画配信のいずれかを選択することができるのもオンラインならではの利点といえます。

新たなビジネスチャンスが期待できるウェビナーは、重要なマーケティングツールとして広がっています

ウェビナーの運営を代行依頼するメリット

ウェビナーに関する知識が不足している場合、代行会社を利用するのが有効です。配信環境の整備や集客の方法など、ウェビナーならではの注意点があるからです。せっかく有意義なセミナーの準備をしても、運営に問題があって参加者に届かないというのではもったいない結果になってしまいます。

この項目では、ウェビナーを外部に代行依頼するメリットを5つ紹介していきます。では、早速見ていきましょう。

ウェビナーのノウハウがなくても開催できる

ウェビナーは、オフラインのセミナーで行っていた内容をそのままウェブ上で行っても参加者に伝わらない可能性があります。主催者は参加者の反応が見えず、飽きさせない工夫が必要になるからです。興味がなくなれば、参加者はいつでも離脱してしまいます。

最後まで聞いてもらい、満足な結果を残すためには、総合的なプランニングが必要です。例えば、テーマやコンセプト、ターゲット、集客の仕方、ツール選定、データ分析といったことです。ウェビナーは開催することが目的ではなく、開催後の目標をクリアしてはじめて目的達成といえます。そのためには、最適なプランニングが欠かせません。

さらに、配信ツールの設定や配信のしくみ、接続方法などについての知識を理解していることも求められます。

それらの知識や経験がない状態でウェビナーを開催するのは難しいでしょう。自社にノウハウがない場合、豊富な経験と専門知識を持った代行会社に依頼するのが有効です。

社内のリソース不足を補える

ウェビナーの開催には、多くの専用機材を準備する必要があります。主催者が配信する環境によって、参加者にストレスを与えたり迷惑をかけたりすることがあるからです。参加者のデバイスの品質にも配慮する必要があります。

最低限必要な機材は、パソコンと配信システムです。パソコンは一定以上のスペックが理想です。インターネット回線は、安定している有線が向いています。充実したウェビナーを開催するためには、この他に外部マイク、外部カメラ、スイッチャー、ミキサー、照明、スクリーン、システム連動型ポインターなども用意されているといいでしょう。

ただし、こうした機材を自社ですべて所有することは、大きな負担になります。必要なリソースを代行会社に頼ることによって、手軽にクオリティの高いウェビナーが実現できるのです

社内メンバーはコア業務に集中できる

ウェビナーの開催のためには、膨大な時間が必要になります。集客から準備、配信業務、開催後のデータ集計まで、トータルで行わなければ、課題や目標をクリアすることが難しいからです。どの業務も、成果を出すためにはかなりの労力を強いられます。

しかしながら、自社の社員は通常業務を抱えており、プラスαでウェビナーの運営業務を行うことになるとかなりの負担がかかってしまうでしょう

スムーズなウェビナーの運営のためには、専門の代行会社に委託をすることが賢明です。結果的に、低コストで質の高いウェビナーの開催につながるのです。

急な社内担当者の離職があっても安心

社内の環境が変わっても、代行会社に委託をしていれば問題ありません。というのも、外部の代行会社がすべてを把握していれば、自社の担当者が変わっても予定通り開催することができるからです。

例えば、ウェビナーの運営にあたっていた自社の担当者が、突然の事故や病気で離職することも考えられます。こうした場合に備えて、社内で複数のスタッフがすべてを把握している体制をつくることは、難しいでしょう。

代行会社であれば、サポートの一環として随時確認を行いながら準備にあたることになります。たとえ自社の社員でマンパワーが足りていても、急なトラブルによるリスクを回避するために代行会社を利用するのがおすすめです。

ウェビナーツールの機能をフル活用できる

ウェビナーツールを、運営に不慣れな自社の社員が使いこなすのは困難です。ウェビナーツールには、多くの人が日頃使うことが少ないさまざまな機能があるからです

共有機能は、その1つです。テキストや資料、画像などを参加者と共有できる機能で、上手く使えば進行がスムーズになります。また、SNSと連携されていれば、参加のハードルが低くなるでしょう。参加者の管理やチャット・コメント機能が使えれば、参加者の理解の把握や開催後の集計に役立ちます。

ウェビナーから最大限の成果を得るためにも、代行会社による専門知識が必要なのです。

ウェビナーの代行先を選ぶ際のポイント

ウェビナーを代行会社に委託する際は、どこに依頼するかによっても成否が分かれます。それぞれの会社でサービスが異なるからです。

この項目では、自社のウェビナーに合った代行先を選ぶためのポイントを4つ紹介します。1つずつ見ていきましょう。

使用予定のツールを使えるか

自社が利用しているウェビナー配信ツールのベンダーが代行サービスを提供している場合は、そのベンダーを選びましょう。最も効果的なツールの利用方法を熟知しているからです。逆に、これからウェビナー配信ツールを選ぶなら、代行サービスを提供しているベンダーを選ぶことをおすすめします。

ベンダーが提供している代行サービスではない会社に委託する場合は、使用する予定の配信ツールを使うことができるか必ず確認するようにしてください。

配信ツールによって、それぞれ特徴や機能が異なります。自社に合った配信ツールに精通している代行会社を選ぶことが必要不可欠です。

代行実績に同規模・同業種の事例があるか

代行会社を選ぶ際には、実績を確認することも大切です。開催するウェビナーの規模や業種によって、雰囲気や注意点などが変わってくるからです。

自社が考えているウェビナーと類似した規模や業種を手掛けた実績があれば、より質の高いサポートが期待できます。気づきにくい課題や、気をつけるべき点などもアドバイスしてもらえるでしょう

また、開催前に他社の事例を聞くことは大きなメリットになるので、なるべく実績のある代行会社を選びましょう。

代行範囲はどこまでか

サービス範囲が、準備から開催当日の運営、開催後のフォローまで含まれる代行会社がおすすめです。サポートの範囲がウェビナー開催のみの場合、自社の負担はそれほど軽くならないからです。

代行会社のサービスは、ウェビナーの開催運営以外は全てオプションになっていることもあります。サポート範囲は、会社によって大きく異なるため、事前にきちんと確認することが大切です。

ウェビナーを開催するためには、集客やコンテンツの設計、事前準備、当日の運営、開催後のフォローといった多くの業務が必要になります。これらをトータルでサポートしてもらえる代行会社を選ぶことによって、委託するメリットが大きくなります。

料金だけでは選ばない

複数の代行会社に相見積もりを打診する際、単純に料金だけで選ぶのは避けましょう。なぜなら、ウェビナー開催による利益を加味する必要があるからです。

自社の目標を達成するために、最適なプランを提示しているか、アフターフォローは万全か、費用対効果が見込めるかを考えて選ぶことが大切です

料金が安いところに依頼したために、多くの作業を自社のスタッフが担うことになってしまったのでは代行会社を利用する意味がありません。比較する場合は、総合的に見てメリットの大きい会社を選ぶようにしましょう。

おすすめのウェビナー代行サービス5選

実際にウェビナーの代行サービスを依頼する際は、自社に最適な代行会社とサービス内容を選ぶことが重要です。代行会社によって、提供するサービスプランの目的や強みが異なるからです。

この項目では、おすすめの代行サービスを5つ選りすぐって紹介します。自社が意図しているウェビナーを実現できそうな代行会社選びの参考にしてください。

ネクプロトータルウェビナーパック

ネクプロトータルウェビナーパック提供するネクプロは、ウェビナーの集客から企画、配信まで、専門知識を用いたウェビナーマーケティングをトータルで依頼できる会社です。同社が提供するトータルウェビナーパックには、事前打ち合わせから集客、撮影機材や配信スタジオの使用料、人件費、当日の運営、配信終了後のレポートまですべて含まれています。つまり、自社にウェビナーに必要なリソースの準備がまったくなくても開催可能なのです

専門的なノウハウがあるので、自社が希望するウェビナー配信について細かいことまで相談できる安心感も魅力です。「初めてウェビナーを開催する」「オフラインのセミナーや展示会をオンライン化したい」といった方に最適なプランです。

>>ネクプロトータルウェビナーパックの詳細をチェックする<<

TKPテレビ会議ネットのパッケージプラン

貸し会議室のTKPは、ウェビナー代行サービスも行っています。規模や目的の異なる様々なプランがある中で、標準テレビ会議セットは、リモコン1つで本格的なテレビ会議が操作できるプランです。専門スタッフのトータルサポートにより、用意された会議室に出向くだけですぐにスタートできて便利です

機材は、テレビ会議システムからカメラ用三脚、ミキサー、スクリーン、プロジェクター、インターネット回線まですべて用意されています。参加者人数は、10~100人まで対応可能です。

テレビ会議形式のウェビナーを希望している場合は、検討してみましょう。

KODOUの運用サポートサービス

KODOUとは、株式会社ビッグビートによる法人向けのオンラインイベントプラットフォームです。参加者の行動を可視化するシステム、円滑な運用サポート、プランの提案や準備などがパッケージになっています

プランは3段階に分かれており、ライブ配信、展示配信、ライブ配信と展示配信の両方から選べます。チャットやアンケート、事務局対応、視聴ログ参加データ、イベントサイト構築、各種メール配信イベント運営など、必要な機能が揃っているのも魅力です。

法人向けのイベントを数多く手がけているので、プロジェクトのスタートからのサポートを希望している場合にも頼もしい代行会社です。

東京セミナースタジオのzoomウェビナー配信代行

東京セミナースタジオは、オンライン専用の動画制作&配信スタジオです。制作・動画配信10,000タイトル以上という、豊富な業務実績があります。どのような形式のウェビナーにも柔軟に対応できるので、自社では資料の準備だけで問題ありません

zoomをはじめ、Youtubeやvimeoといったさまざまな配信サービスに対応しているのも魅力です。アカウント設定から配信まで丸ごとサポートを依頼することもできます。

実績重視で、安心してまかせられる会社が理想なら最適な代行会社です。

Frontier Channelのウェビナー配信パッケージ

株式会社フロンティアチャンネルによる、ウェビナー代行サービスです。ライトプラン・スタンダードプラン・プレミアムプランと、出演者の人数によって3つのプランから選択できます。どのプランも、機材レンタルから配線、ディレクション、配信代行、司会まで、ワンストップで任せることができます。

「オンライン配信のトラブル対応をしてほしい」「ウェビナーのMCをキャスティングしたい」といった細かい希望にも柔軟に対応してもらえる点も人気の理由です。具体的なイメージができているけど、具体化するためのノウハウやリソースがないという人にもおすすめの代行会社です。

ウェビナー運営が不安なら代行を積極的に活用していこう

ウェビナーを開催するためには、想像している以上に多くの業務を行う必要があります。ターゲット層に向けた幅広い集客や配信環境の整備、開催後のデータ分析など、ウェビナーならではのさまざまな業務があるからです。

ウェブ配信に不慣れな場合、ノウハウ不足や必要なリソース不足も不安要素の1つでしょう。通常業務にプラスしてウェビナー開催を行う場合、オーバーワークにもなりかねません。

こうしたときは、ウェビナーに関する豊富な知識と経験を持つ代行会社に依頼するのがおすすめです。代行会社によって、提供するサービスや強みが違います。自社の希望にぴったりあった代行会社に依頼することが、ウェビナーで満足できる結果を残すための最短ルートです。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

「ウェビナーを始めてみたい!」
「でもどのwebセミナーツールを選べばいいの?」
そのような方に向けてウェビナーツールの比較を行いました。

>>【比較】ウェビナー・webセミナーツール10選!各ウェビナー・webセミナーツールの強みやポイントは?<<