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ウェビナーはサポートサービスで開催するべし!サポート利用のメリットと注意点

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「初めてのウェビナー開催でサポートサービスを利用したいけど、どこまで委託できるのか分からなくて不安」

「ウェビナーのサポートサービスを利用することに、どんなメリットがあるのか知りたい」

こんな悩みを抱えている人も多いでしょう。

この記事では、サポートサービスを利用するメリットから、おすすめのサポートサービス、選び方まで詳しく解説していきます。

自社にウェビナーのノウハウやリソースがなくても、専門知識を備えたサポートサービスにまかせれば問題ありません。ウェビナー開催に関する業務はすべておまかせして、目標やコンセプトといったウェビナーの核になる部分を自社でしっかり固めましょう。

ぜひ、最後まで読んで自社に合ったウェビナーのサポートサービスを有効に利用してください。

ウェビナーサポートサービスのメリット

ウェビナーサポートサービスを利用すると、失敗のリスクが大きく減少します。ウェビナーを開催するためには、準備や開催後のフォローも含めて多くの業務を行う必要があります。配信環境の準備など、専門知識が必要な業務もあるでしょう。サポートサービスに依頼すれば、こうした業務をトータルでまかせることができるため、初めてのウェビナー開催でも満足できる結果が残せるのです。

通常業務を抱えながら、不慣れなウェビナーに関わる業務まで自社で行うのは、スタッフに大きな負荷がかかります。初めての開催であれば、さらに失敗のリスクが高くなるでしょう。

この項目では、サポートサービスを利用するメリットを5つ挙げて解説していきます。早速確認して、ウェビナーサポートサービスに関する理解をさらに深めましょう。

社内リソースが不足していても開催できる

自社に設備やスタッフが充分に揃っていなくても、希望に合ったウェビナーを開催することは可能です。サポートサービスを利用することによって、不足を補ってもらえるからです。場合によっては、次回以降に自社で運営できるようにアドバイスをしてもらえることもあります。

また、費用面から考えても、社内ソースをすべて揃えるよりもサポートサービスを利用した方がコストダウンできるといったメリットもあります。

ウェビナー開催のためには、想像以上に多くのリソースが必要です。初めてで自社にまったく用意がない状況でも、専門知識と豊富な経験を持ち合わせたサポートサービスに委託することで不安が一掃されるでしょう。

ウェビナー初心者でも開催が可能

初めてウェビナーを開催する場合でも、サポートサービスの支援があれば、スムーズに運営することが可能です。ウェビナー開催に必要なさまざまな業務を代行してくれるからです。配信ツール選びから、配信環境の設定、開催後のフォローまで、経験豊富なサポートサービス会社が代わりに行ってくれます

自社では、ウェビナー開催の目的やコンセプト、目標などを検討して、資料作成などを行います。運営はサポートサービスにおまかせして、自社では内容を決めるだけであれば、ウェビナー初心者でも問題ないですね。

また、ウェビナーの機能を有効に使うことで、より満足度を高めることができます。こうした技術も、専門スタッフにまかせることでスムーズに取り入れることができるでしょう。

事前にサポートサービス会社にイメージをしっかり伝えて、最終的な目標が達成できるウェビナーを目指しましょう。

ウェビナー開催による他業務圧迫を防げる

サポートサービスに委託することで、他業務と並行してウェビナー関連の業務にあたることが可能です。ウェビナー開催に必要な業務をこなすために、他の業務が疎かになってしまうことが避けられるからです。ウェビナーにかける時間を大幅に減らすことにも繋がります。

ウェビナーの業務は、開催当日の運営だけではありません。適切な集客や配信環境の整備、開催後の集計などの業務も行うことで、はじめて有意義なものになるのです。こうした業務をすべて自社スタッフで行うことになれば、日々の業務への負担が大きくなるでしょう。無理に行うことで、煩雑になってしまう可能性もあります。

集客や配信環境が整っていない状態で開催したのでは、当日の運営に支障がでることもあるかもしれません。

サポートサービスを利用することで、通常業務とウェビナーを同時進行でスムーズに進めることが可能になるのです。

高い集客率や収益率を実現しやすい

ウェビナーの集客率や収益率を上げて満足できる結果を残すためには、ポイントを抑える必要があります。集客率や収益率を上げるためには、テクニックが必要だからです。

自社のウェビナーにはどのような集客方法が適しているかを判断するためには、豊富な経験が必要になります。サポートサービスは、日々さまざまな企業から多くの依頼を受けています。複数の異なるケースのウェビナーを開催する中で、集客率をアップするためのノウハウを多数蓄積しているのです

例えば、フローを分かりやすくする、メリットを知らせる、内容の一部を公開するといったことです。

また、収益化をするためにもポイントがあります。中長期的に考えて利益を出すためには、効果的な戦略が必要なのです。

このように、集客や収益化のポイントを踏まえて進めるために、専門的な知識を備えているサポートサービスに依頼することで自社のウェビナーが成功に近づくといえるでしょう。

機材やスタジオ、外部講師などの手配が不要

ウェビナーを初めて開催するためには、さまざまな手配をする労力も必要です。自社に用意がない場合には、機材やスタジオ、場合によっては講師など準備しておくべきものが多数あるからです。要領を得ない初心者には、かなり大変な作業です。

サポートサービスの会社は、機材やスタジオを所有していることが多いものです。講師や司会など、人的リソースも豊富に抱えています。自社ではウェビナーの目的やコンセプト、目標設定を伝えるだけで、手配はすべて行ってもらえるのです。

サポートサービスに委託をすることで、時間をかけずに質の高いリソースを用意してもらえるでしょう

ウェビナーサポートサービス活用の注意点・デメリット

ウェビナーを行う際に利用すると多くのメリットが得られるサポートサービスですが、知っておきたいデメリットもあります。この項目では、サポートサービスに依頼するときに気をつけたい注意点を3つ紹介します。

自社ではなく、外部の会社に依頼するからこそのマイナス面もあります。デメリットを理解しておくことで、サポートサービスに依頼する意味をより深く知ることができるでしょう。

では、早速1つずつ確認してみましょう。

社内にノウハウがたまらない

リソースの用意や集客、各種手配など、時間がかかる業務をすべて外注するということは、次回以降も引き続き外注することになります。ウェビナーを運営する経験が積めていないからです。

自社で運営を行うのは、労力もかかり失敗のリスクも高くなりますが、その分少しずつ要領をつかめるようになるでしょう。今後も定期的にウェビナーを行う予定がある場合は、実践型の研修やトレーニング、講習会などを利用するのも1つの方法です。2回目以降は自社での開催が可能なように、ゼロからレクチャーしてもらえるサポートサービスもあります。

中長期的に考えて、今後もウェビナーを開催していく予定がある場合は、社内に開催方法の流れが定着するようなサービスを選びましょう。

ウェビナーの目的やターゲットをしっかり共有する必要がある

サポートサービスに依頼する際に、ウェビナーの目標設定や理想的なプランのすべてを共有しなければ、実現は不可能です。サポートサービスの会社はあくまで外注先であり、自社とは別の会社だからです。

自社のスタッフであれば当然理解できているような細かいことも、逐一説明していかなければ後々トラブルにつながる可能性もあるでしょう。サポートサービスと自社の担当者が密に連絡を取り合うことが欠かせません。準備や開催当日だけでなく、開催終了後のフォローの期間でも同様です。

例えば参加者からのオファーなど動きがあった場合、タイムロスなく商談につなげていくことが重要になります。外注できることは便利な反面、情報共有に注意が必要な点を理解しておきましょう。

連携がきちんと取れていれば、自社にはない視点からのアプローチなど、より大きな成果が得られることも期待できます。

サポート範囲や料金はサービスによってバラバラ

ウェビナーのサポートサービスは、当然のことながら自社で運営するよりコストがかかります。サポートサービスのスタッフが稼働した分だけ、費用が発生するからです。

サポート範囲や料金設定は、各サポートサービス会社によって異なることを理解しておきましょう。当日の運営のみのサポートが基本で、その他のサービスはすべてオプションとして設定されていることもあります。スタジオの手配や機材のレンタル、配線の設定、アフターフォローなど、トータルでのサポートがパックになっているプランもあります。

自社の状況や希望するサポート内容をよく検討して、それに見合ったサービスを選ぶようにしてください。

【迷ったらこの中から選べ】ウェビナーサポートサービス5選

ウェビナーへの注目が高まる中、サポートサービスを行う会社もかなりの数になりました。複数あるサポートサービス会社の中から、自社に最適なサービスを選び出すのは難しい課題です。

この項目では、おすすめの5つサービスを紹介します。それぞれの特徴を理解して、最適なサポートサービスを選ぶ参考にしてください。

ネクプロトータルウェビナーパック

ネクプロトータルウェビナーパックの特徴は、独自の配信ツールを使ったウェビナーのフルサポートが充実している点です。加えて、他の配信ツールを使ったウェビナーのサポートにも対応しています。

事前打ち合わせから、リハーサル、スタジオ・機材のレンタル、スイッチャー・ディレクター・カメラマンの手配、参加者の情報出力、録画映像までがすべてプランに含まれます

流れとしては、まずスケジュールや内容の打ち合わせからスタートします。その後、見積もりを確認して利用が確定したら、資料の作成や配信ツールの設定、機材の準備などに移ります。配信当日は進行をスタッフがサポートしてくれ、配信後にはアーカイブ動画の作成や参加者の視聴ログの抽出などのフォローもあります。

また、「自社内で配信したい」「ライブ配信を録画したい」といった要望にも、丁寧に対応してもらえるのも魅力の1つです。ウェビナーの理想のかたちが明確に決まっているけど、初心者なのでノウハウがないという方におすすめのトータルサポートサービスです

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TKPテレビ会議ネットのパッケージプラン

貸し会議室で知られているTKPによるプランです。テレビ会議を行う際に便利なパッケージプランになります。特徴は、全国各地に2500ある会場をスタジオとして利用できることや、即日利用することも可能な点です

パッケージプランには、「WEB会議 支援パック」「配信スタジオプラン」などがあります。「WEB会議 支援パック」には、1~8名程度から10~100名程度まで、開催規模に合わせたプランが用意されています。「配信スタジオプラン」は、インターネット回線や機材などがセットになったプランで、自社にノウハウはあるけどリソースが不足している場合に便利です。

主に、理想に合ったリソースのサポートを受けたい場合に最適です。

KODOUの運用サポートサービス

オンラインイベント開催の支援がメインのサポートサービスです。100~1,000名参加の大規模なイベント開催も対応可能です。

オンラインイベントは、製品の発表会や展示会から、学会、コンサート、会社説明会など幅広いシーンで活用できるのが特徴です。開催には、参加者をスムーズに誘導する、配信中に飽きさせないといった注意が必要になります。オンラインイベントの開催に豊富な実績を持つKODOUのサポートサービスは、最初から最後までワンストップでのサポートに定評があります

オンラインイベントの開催に不安があるなら、トータルでまかせられるKODOUの運用サポートサービスがおすすめです。

東京セミナースタジオのzoomウェビナー配信代行

zoom配信を使ったウェビナーの運営において、豊富な実績を積んでいるのが東京セミナースタジオの特徴です。準備や設定、代行を丸ごとまかせられます。

zoomウェビナーには、登録制のセミナーや株主総会、オンライン研修、オンライン講座などさまざまな利用シーンがあります。同社のサービスは、こうしたセミナー中のライブチャットの記録、投票機能、アンケートURLの設定といった個別対応が充実している点も選ばれている理由です

配信ツールにzoomを選んでいて、自社のアカウントでウェビナーを運営したいと考えているなら最適なサービスといえるでしょう。

Frontier Channelのウェビナー配信パッケージ

内容や料金によって、3つのプランから選べるのが特徴のサポートサービスです。機材のレンタルから配線、ディレクション、配信代行、司会まで、ウェビナーに関わる基本的な業務をワンストップでまかせられます。

撮影、ディレクター・オペレーターの手配、カメラマンの手配、コンサルティングといった業務はオプションになっているので、必要なものだけプラスすることで、予算に合わせて依頼することができます。

リモート講演とリアルセミナーを合わせたハイブリット形式のウェビナー、フレームやテロップの作成、クロマキーCG合成など、イメージの詳細を伝えることで、理想的なウェビナー開催の強い味方になってくれるでしょう。

何を基準にウェビナーのサポートサービスを選ぶべき?

自社に最適なサポートサービス選びが大切なことは理解できるけど、基準がわからないという人も多いでしょう。たくさんあるサポートサービスは、一見するとどれも同じように見えるからです。

ポイントを抑えて比較してみると、各社それぞれが提供しているサービスに違いがあることがわかります。

この項目では、サポートサービスを選ぶ際の基準について3つ挙げて解説します。早速1つずつ見ていきましょう。

利用ツール

まず、自社で利用する予定のウェビナーツールに、サポートサービスが対応しているのが大前提です。 

現在では、無料で利用できるツールやアプリのインストールが不要なツール、セミナーを受講できるツールなど、さまざまなウェビナーツールが存在しています。ツール選びの際は、接続可能人数や付属機能、言語の対応力など、自社に必要な設定の有無を確認しながら選びましょう。

ウェビナーツールの会社がサポートサービスを行っていることもあります。こうした場合は、ウェビナーツールの利用と合わせてサポートサービスまで一括して依頼しましょう。ツールの特徴を熟知しているからです。

ウェビナーツールの会社以外にサポートを依頼する場合は、必ず利用予定のウェビナーツールに対応しているか確認が必要です。ツールの契約前にサポートサービスに依頼する場合は、ツール選びから相談してみてもいいでしょう。

ウェビナーツールとサポートサービスの相性が良いことは、理想のウェビナーを成功させるために不可欠な条件なのです。

サポート範囲

社内にリソースがない状態でウェビナーを開催する場合、対応範囲が広いサポートサービスがおすすめです。「トータルサポート」といっても、どこまでのサービスが含まれているのか、どこからがオプションなのかは、それぞれ異なるからです

自社のリソースが不足しているなら、細かい業務まですべて行ってもらえるサービスが向いています。ウェビナー開催の目的や目標達成のために、多岐に渡ってサポートしてくれるサービスを選びましょう。

フルサポートをしてもらいながら、今後のために経験を積みたい場合は、事前にレクチャーを依頼してみてください。

自社のニーズに合ったサポート範囲を掲げているサポート会社選びを心がけましょう。

料金

料金設定を見比べることも大切です。

1回の開催ごとの設定の場合、複数回開催するとかなりの費用が必要になってしまうからです。月額費用を設定しているサポートサービスもあるので、開催スケジュールも考慮して選ぶといいでしょう。

単発で大規模なオンラインイベントが開催したい、少人数のセミナーを毎月定期的に開催したいなど、開催イメージを先に決めておくことが、サポート選びに失敗しないポイントです

ウェビナーはサポートサービスを使って開催しよう!

経験があまりない中でウェビナーを開催する場合は、サポートサービスの利用をおすすめします。無理して社内にリソースを用意したり、他の業務に支障がありながらもウェビナーの業務を行ったりする必要がないからです。不慣れな中でウェビナーの業務を行えば、大きな労力と時間が担当者にのしかかるでしょう。

ただし、コストがかかるというデメリットもあります。サポートサービスを受けながら、レクチャーをお願いすることが可能な場合もあるので、依頼前に相談してみましょう。

自社に合ったサポートサービスを選ぶことも大切です。利用予定のツールやサポート範囲、料金などを考慮して選ぶようにすると良いでしょう。

ウェビナー初心者は、最も適したサポートサービスを利用することにより、満足できる結果に最短距離で到達することができるでしょう。

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「ウェビナーを始めてみたい!」
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そのような方に向けてウェビナーツールの比較を行いました。

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