ウェビナーを開催する方法について、成功させるにはどうしたらいいのでしょうか。
「ウェビナーは安い！」
と聞き、いざ開催しようとしても方法が分からず失敗してしまっては元も子もないですよね。
そこで本記事ではウェビナーの方法や成功させる秘訣についてまとめました。
目次
セミナーといえばウェビナー！？
ウェビナーとは
まずはウェビナーについて説明したいと思います。
ウェビナーとは、インターネット上で行われるセミナーのことです。
ウェブとセミナーを組み合わせて、ウェビナーです。
実際に会場に聴衆を集めて開催するオフラインセミナーに対し、オンラインセミナーやウェブセミナー、インターネットセミナーと呼ばれることもあります。
ウェビナーは、企業の社内研修やフランチャイズの加盟店向けの説明会、商品の紹介／プロモーション、採用説明会など多くのセミナーやイベントで利用されています。
アメリカではマーケティングの一手法としてウェビナーが積極的に利用されいます。
ウェブサービスやアプリで動画を使ったものが増え、マーケティング業界では「動画元年」や「動画マーケティング」という言葉を耳にすることも増え、日本でもウェビナーがかつてに比べて一般的になってきました。
一度は聞き手としてウェビナーに参加してみたことのある方もいるのではないでしょうか。
ウェビナーでは話者やホワイトボード、資料などを画面に映しながらセミナーを配信することができます。
オフラインセミナーでは席によってはホワイトボードの文字が読めなかったり、手元の資料のどこを見ればいいのか途中で話についていけなくなったりすることがあります。
しかしウェビナーであれば1つのホワイトボードや資料を拡大して共有しながら見ることができますので、このような問題を抱える必要はありません。
また、ウェビナーではリアルタイムのチャットやアンケートを通じて、聴衆からの反応を得たり、コミュニケーションを取ったりすることができます。
録画した映像を一方的に流すウェビナーもありますが、このように双方向のコミュニケーションを取りながらセミナーを開催することも可能です。
オフラインセミナーとは異なり、ウェビナーは聴衆と対面しないため情報を伝えづらいのではないかと不安に思う方もいますが、動画配信技術の進歩とともにウェビナーツールもまた使いやすく進歩しているのです。
では、日本に浸透しつつあるウェビナーですが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
オフラインセミナーよりも秀でている部分がなければ使われるわけがありませんよね。
ウェビナーのメリットについてご紹介したいと思います。
ウェビナーのメリット
- オフラインセミナーに比べて費用を抑えることができる
- 全国、海外からも聴衆を集めることができる
- インターネット環境があれば配信場所を選ばない
- セミナー動画を録画して何度でも利用できる
- 資料の配布が容易
- 受付での出欠確認が不要
- 参加者のメールアドレスや名前などの個人情報を簡単にリスト化できる
などが挙げられます。
オフラインセミナーではまず会場が必要ですから、会場を貸し切る料金が必要です。
貸切料金は大抵の場合はそこまで安くはありません。
そのためもし大きな会場を借りて参加者が集まらなければ費用対効果が悪く、逆に参加者が会場のキャパ以上に集まってしまえば参加できない人が出てしまい機会損失に繋がります。
一方ウェビナーはインターネット環境さえあれば配信場所も視聴場所も選びませんから、会場の貸切料金や交通費などのコストが掛からず、参加者も集めやすい／参加しやすいというメリットがあります。
また、セミナーの様子を録画しておけば、いつでも何度でも同じ内容をセミナーを配信することができます。
話者を担当する人を何人も用意したり、何度もセミナーに時間を取られたりする必要がないので人件費の削減にも繋がります。
さらにオフラインセミナーでは、参加者のリスト化、受付、資料配布などのセミナー中のサポートなどの作業が発生します。
司会やセミナー講師が兼任する場合もありますが手間が掛かりますし、他に担当を付けるとそれだけ人件費が掛かります。
しかしウェビナーであれば、システム上で参加者の一覧化や受付が可能で、資料も一括で簡単に共有できます。
ウェビナーはオフラインセミナーに比べ、低コスト、少ない人員・作業でセミナーを開催できるのです。
ウェビナーのデメリット
セミナー開催の方法としてウェビナーを選ぶメリットがお分かりいただけたかと思います。
しかしウェビナーは完璧なものではなくデメリットもあります。
例えば、
- インターネット環境がなけれが配信、視聴ができない
- 参加者の層を選ぶ
- 参加者の反応を直接見ることができない
などです。
ウェビナーはオンラインで行うものですから、配信／視聴するにはインターネット環境が整っていることが必須の条件です。
日本では現在、ほとんどの地域でインターネットを利用できるようになっていますので、地域で利用の不可が左右されることはほとんどないでしょう。
しかし海外の配信も視野に入れると、インターネットの普及していない国や閲覧の制限が掛かっている国でのウェビナー配信は難しい可能性があります。
また、日本でもインターネットやパソコンの設定に明るくない層、例えば高齢者の方を対象にしたセミナーでは、ユーザーが無事に視聴できるとは限りません。
「どうやってウェビナーに参加すればいいのか」、「参加してもチャットで質問を送信するにはどうするのか」、そもそも「インターネットに接続するには」、「パソコンを起動するには」という点で行き詰ってしまう方はまだまだ日本に存在します。
パソコンやIT技術に慣れ親しんだ層にとってはウェビナーの参加はとても簡単に思えるのですが、難しく感じる層がいることは忘れてはいけません。
そして最後に、ウェビナーは直接聞き手の顔を見るわけではないので、セミナーの内容に対する反応が分かりづらいというデメリットがあります。
ウェビナーを配信しながら同時にチャットで質問や感想を募ったり、配信終了後にアンケートを取ることもできますが、自ら意見や感想を送信してくれる積極的なユーザーの反応に偏ってしまいます。
ウェビナー配信後に一部の意見を元に総括してしまえば、実は多くの人に受け入れられた好ましい点を次回から変更してしまうかもしれません。
また、反応が悪ければ途中でセミナーの内容や話し方を軌道修正することもできますが、反応が分からなければ修正するかの判断さえできません。
セミナーで話し手になる人は相手の反応が分かりづらい状態でも、興味関心を最初から最後まで保ってもらえるようなトーク力が求められてしまいます。
ウェビナーのメリットとデメリットについてご紹介しました。
それではそれを踏まえてウェビナーを配信する方法、成功させるための秘訣について、次の章からご説明したいと思います。
ウェビナー開催までの方法は7段階
ウェビナーの開催方法は大まかに7段階に分けられます。
順に見ていきましょう。
ウェビナーの目的と内容を決める
まずウェビナーの目的と内容を決めましょう。
例えば自社商品の契約までをゴールにしている場合と、まずは自社を知ってもらい営業用のリストを作るまでをゴールとした場合では、ウェビナーの内容は異なりますよね。
さらに目的が違えばターゲットにすべき層も異なります。
何のためのウェビナーで、誰を狙ってどのようなコンテンツを用意すべきか、1回あたり何人規模でどのくらいの頻度で開催するのか、まずは道筋をはっきりとさせましょう。
道筋が見えればこの後の段階で迷うことなくウェビナーの準備を進めていけます。
ウェビナーの配信ツールを決める
次にウェビナーの配信に使うツールを決めましょう。
ウェビナー配信ツールには様々な種類があります。
その中でまず絶対に確認すべき条件は、ウェビナー参加可能ユーザー数です。
仮に100人規模のセミナーを5回開催しようと思っていたところ、最大ユーザー50人までの配信ツールで契約しまったとすれば、当初の予定の2倍、配信時間を確保しなければ接触したいユーザー総数を獲得することができません。
また、ウェビナー配信ツールはただ動画を配信するだけでなく、チャットで参加者とコミュニケーションをとったり、アンケートをとったりする機能がついているものもあります。
参加者からの反応を確認したり分析したりすることを考えている場合は、このような機能を持つウェビナー配信ツールを選ぶといいでしょう。
参加者を集める
ウェビナーで配信する内容、配信するためのツールを用意した後は、それを見る参加者を集めましょう。
社内研修などにウェビナーを用いる場合は対象メンバーへの通知を、社外の参加者を集める場合は、自社ホームページ、SNS、web広告、セミナーのポータルサイトなど複数の媒体によってウェビナーの告知を行いましょう。
露出が増えれば、参加者になり得るユーザーの母数も増えます。
また、参加者にとってそのウェビナーを視聴することでどのようなメリットを得られるのかが伝わるように告知をしなければ、いくら露出を増やしても参加者は集まりません。
配信環境の整備と配信前のテスト
ウェビナーのデメリットの項目でお伝えしましたが、ウェビナーを配信するにはインターネット環境が必要です。
無線LANの場合、接続が途中で切れたり不安定になる可能性が高いので、有線LANの方が望ましいかもしれません。
また実際に配信前にテストを行い、映像の乱れはないか、暗くて見えづらくないか、きちんと聞こえる声量はどのくらいか、チェックを行ってから配信しましょう。
ウェビナーを実際に配信する
準備が完了したら本番の配信です。
録画した映像を配信する場合には動画の録画を行いますが、何本でも取り直せたり、途中から取り直して映像を繋げたり、加工してテロップを入れたりなど、参加者にとって見やすく分かりやすい動画を作成することを心がけましょう。
リアルタイム配信を行う場合は、司会や講師以外にウェビナーツールを操作する担当者も決めておくといいでしょう。
万が一の機器の不備やチャットで送られてくる質問などに余裕を持って対応することができます。
配信後に結果を検証する
ウェビナーの配信後は結果を検証しましょう。
多くのウェビナーツールでは参加予約をしたユーザーのうち、何人が実際に視聴したのか、誰が視聴したのかを把握することができます。
またアンケート機能を有しているツールもありますので、具体的な感想を得ることもできます。
結果を感覚ではなくきちんとデータとして確認できる点がウェビナーの長所でもあります。
次回のウェビナー配信をより良いものにできるように、振り返りを行いましょう。
ウェビナーを成功させる秘訣は？
ウェビナーの方法について、開催前から開催後まで7つの段階に分けてご紹介しました。
どのようにウェビナーを進めていくか、イメージできたでしょうか。
しかし流れが分かっても、それだけでウェビナーは成功するとは限りません。
ウェビナーを成功させる秘訣として、今回は以下の2つのポイントをご紹介します。
内容を練り、話が得意な話者を用意する
そもそもセミナーの質は内容の質に依存しますが、それに加えて話者の質にも左右されます。
特にウェビナーでは参加者と話者が同じ空間を共有するわけではなく、インターネットを通して伝わるのは話の内容と話し方が大部分を占めます。
例えばフランチャイズのオーナー募集のウェビナーを行ったとき、参加者がウェビナーを視聴後すぐに契約しようと思うことは稀でしょう。
視聴後に検討する時間を設けるはずです。
その際の判断材料はウェビナーの内容と、説明をしていた人の話し方から感じた印象です。
色良い返事も貰うためには、ウェビナーのコンテンツとその伝え方がポイントになります。
適切なウェビナーツールを選ぶ
次のポイントとして適切なウェビナーツールを選ぶことが挙げられます。
前述しましたが、世の中には様々なウェビナーツールが存在します。
ウェビナーの内容に応じて適切なウェビナーツールを選ぶ必要があります。
料金や機能などの各条件を比較し、求めている条件に合っているツールを選びましょう。
また条件を満たしているツールが複数ある場合は、ぜひデモ版を利用して使いやすいものを探してみましょう。
実際に使ってみることで、そのウェビナーツールの製造元がアピールしていないメリットや、逆にデメリットを発見するかもしれません。
適切なウェビナーツールかどうかは開催予定のウェビナーの内容によりますが、基本的にウェビナー初心者にもおすすめができるウェビナーツールを最後にご紹介したいと思います。
初心者にもおすすめのウェビナーツール2つ
ネクプロ
ネクプロは低価格で、顧客の反応がリアルタイムで分かるウェビナーツールです。
初心者向けのライトプランなら月額5,000円～で利用できます。
参加者はスライドに自分用のメモを書き込みながら視聴ができるので、情報を整理しながら疑問点を洗い出しやすく、リアルタイムのチャットで質問がしやすいという特徴を持っています。
ウェビナーは参加者が反応しない限りは、配信側が一方的に情報を発信するものになりやすいので、参加者発信のコミュニケーションが発生しやすいのは大きな長所といえるでしょう。
また、ウェビナーの企画や集客、当日の運営などのサポートもしてくれるため、社内で人手を確保できない企業にとっては頼もしいサービスです。
導入企業には有名企業や大学もおりますので、安心して導入ができるのではないでしょうか。
マイナビ社のネクプロ活用事例は記事にもなっているので、使用感や機能面なども参考になると思います。
参考記事：
ウェビナーとは？マーケティングで今注目のネクプロを試してみた
＞＞ネクプロの詳細をチェックする＜＜
ネクプロなら実際にウェビナーを体験しながら製品詳細をチェックできます。
ウェビナーを視聴しながら営業担当者とチャットで質疑応答ができるので、疑問や不安を解消することもできます！
GigaCast（ギガキャスト）
GigaCast（ギガキャスト）は料金体系が複数あり、自社に合ったプランを選ぶことができます。
月に何度でもウェビナーを配信するのであれば月額制、開催予定がはっきりしない場合はプリペイド制など、利用頻度に応じて選択すると良いでしょう。
きちんと自社のウェビナー開催頻度に応じてプラン選択ができれば、ウェビナー1回あたりの料金を安く抑えることができます。
またウェビナーについてもっと知りたいという方は、ぜひ導入事例をチェックしてみましょう。
導入事例集のダウンロードが可能なサイトもありますので、ぜひダウンロードして目を通して見てください。
実際にウェビナーを実施したことのある経験者の話を聞くのは非常に参考になります。
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