最近、特に注目を集めている、セミナーをオンラインで配信する「ウェビナー」の開催を検討しているマーケティング担当者の方も多いのではないでしょうか。
ノートパソコン1台あれば開催可能なウェビナーですが、しっかりと準備を行わなければ失敗してしまい、ウェビナー開催の効果を期待することは難しいでしょう。
今回の記事ではウェビナーを失敗させずに開催させるためのポイントをいくつかご紹介します。
そして、ウェビナーで起こりがちな失敗とその対処方法、そしておすすめのウェビナーツールまで徹底解説します。
目次
ウェビナー失敗あるある5選
ウェビナーで失敗しないためのポイントを説明する前に、ウェビナーの失敗でありがちなポイントを5つご紹介します。
何故これらの失敗が起きてしまうのかをきちんと把握して、未然に失敗を防ぎましょう。
ウェビナー当日、視聴を忘れた参加者続出
ウェビナー開催当日に、参加者が視聴を忘れてしまうことがあります。
理由の1つに、開催者から参加申込者に向けて、ウェビナーの日時や概要をお知らせしていないために起こってしまうことが考えられます。
ウェビナーの申込みから受講までに間が開くと、参加者が申し込んだこと自体忘れてしまうことも珍しくありません。
当然参加してもらえなければ、ウェビナーで想定した成果は達成できません。
音声や映像の不具合に気づかず配信
ウェビナーはインターネットを利用するため、回線の接続具合や安定性に影響を受けます。そのため、通信状況によっては音が割れてしまったり、映像が乱れてしまったり、不具合が起きることがあります。
ライブ配信では、ウェビナーの中断ができない分、開催者が突然のアクシデントに早急に対応しなければなりません。
映像が乱れた状態や音声が途切れた状態が続いてしまうと、参加者は視聴する意欲を失い、途中で離脱してしまいます。
また、重要な情報が正確に伝わらないといったことも起こり得ますので、ライブ配信をする際にはあらかじめテストを行い、不具合が起きないようチェックしておきましょう。
そして、不具合が起きた場合はどのように対応するのかもしっかり確認しておきます。
映してはいけない資料やスタッフなどの映り込み
ウェビナーの映像に、映してはいけない資料やスタッフが映り込んでしまうのもありがちなトラブルです。
原因にはさまざまなことが考えられますが、その多くはウェビナーでのカメラの使い方によるものです。
従来の会場型セミナーであれば演台の上で講演を行うため、登壇者以外が入り込むケースはありません。
しかし、ウェビナーは固定されたカメラの前で配信を行うため、どこまでがカメラに映っているのか把握している必要があります。
カメラの撮影範囲を把握しないままライブ型ウェビナーをしてしまうと、講師が画面から見切れてしまったり、映してはいけない資料やスタッフが映り込んでしまったりしてしまうのです。
参加者が途中で離脱する
ただ一方的に情報を伝えられるだけのウェビナーは、参加者の集中力が途切れるだけでなく、参加者の興味を失わせてしまうでしょう。
そのため、見込み顧客やビジネスの機会を失わないためにも、参加者を離脱させないウェビナーを作りましょう。
配信中、参加者とチャットでコミュニケーションがとれるような機能が搭載されているツールであれば、最後まで参加者を惹きつけることが可能です。
ウェビナー後、次に繋がらない
最後に、ウェビナーを開催した後に受注や商談につながらないケースです。
企業の多くは、ウェビナー開催にあたって参加者の募集や講師の確保、コンテンツ作成、事前練習と多くの時間と労力をかけています。
しかし、ウェビナー開催後の導線についてはしっかり検討していないケースが多いようです。
開催後に参加者とどのような接点を持って次につなげていくか、十分な検討ができていないとせっかくのウェビナーが無駄になってしまいます。
ウェビナーは、企業・ブランドと参加者との関係構築を続けるチャンスを生み出します。
ビジネス機会の損失と、企業活動のコスト増を回避するためにも、前もってウェビナー後のフォロー体制を準備しておきましょう。
ウェビナーで失敗を防ぐ8個のポイント
ウェビナーでの失敗の多くは事前の準備によって回避することができます。
ここでは8つのポイントに絞ってご紹介します。
事前にツールや機材の点検を行う
まずは、事前にツールや機材の点検を行いましょう。
機材トラブルによって、ウェビナーの途中で音声や映像が途切れたり、配信が途切れたりすることがあります。
事前に点検を行っておけば、音声や映像の不具合に気づかないまま配信してしまう失敗を防げます。
具体的に、点検を行うツール・機材には以下のようなものがあります。
- ウェビナーツール
- カメラ
- マイク（指向性やノイズキャンセル機能を確認します）
- 発表者用PC
- 発表者用PCと接続するモニター
- サポート用PC
- LANケーブル
- カンペ用紙（マイクのオン・オフを発表者に知らせるために必要です）
ここで挙げたツールや機材の接続や設定を事前に確認することで、先に紹介した失敗を防げます。
ツールの使い方をマスターする
ツールや機材の点検を済ませたら、ツールの使い方をマスターしましょう。
ツールの使い方を把握していないことに起因する進行の遅延や中断といったトラブルは、会社のイメージダウンにつながってしまいます。
いくら操作が簡単なツールであっても、本番でいきなり使いこなすことはできません。
適切なタイミングでチャットによるコミュニケーションをとったり、資料を提示したりするためにも、しっかりツールの使い方を覚えましょう。
スタッフ全員で流れや導線をチェックする
スタッフ全員でウェビナーの流れや導線をチェックすることを怠ってはいけません。
優れたウェビナーツールや機材を用意していたとしても、ぶっつけ本番でウェビナーを成功させることは不可能です。
ウェビナー開催前には必ず練習が必要です。
1週間～数日前にはスタッフ全員参加のもとで練習を行いましょう。
また、登壇者はスライドと台本の内容は完璧に頭に入れ、周りのスタッフも同様に話の流れを理解しておくとスムーズに進行できます。
参加者にはリマインドを送る
適切なタイミングでの参加者へのリマインド送信は、参加率に大きく影響を与えます。
リマインドの目的はウェビナーの存在を「思い出してもらう」ことです。
開催のリマインドメールは、「3日前」「前日」「当日」に送信すると効果的とされています。
これは3日より前にリマインドを送っても開催までに時間が空き、ウェビナーのことを忘れられてしまう可能性があるからです。
なお、ウェビナーツールのなかには申込者のメールアドレスを一元管理できるものがあり、そのようなツールを利用すれば参加者にリマインドを送りやすくなります。
配信中は配信画面や音声をチェックする担当をつける
ライブ配信中は視聴者と同じ環境で視聴してチェックを行う担当者を置くことで、予期せぬトラブルを回避することができます。
例えば、ライブ配信直後にマイクがONになっているか、登壇者が説明している資料が画面に表示されているか、などです。
特に注意しなければならないのが配信前後や休憩中のマイクのON/OFFです。
不適切な内容が配信されてしまうと、参加者に非常に悪い印象を与えてしまいます。
登壇者がこうしたトラブルを発見して対応するのは難しいため、配信中の異常は担当者をつけて確認するようにしましょう。
内容に掴みや盛り上がりを持たせる
ウェビナーは、ただスライドの内容を読み上げるだけでは参加者の興味を引くことはできません。
したがって、ウェビナーは双方向でコミュケーションをとれる仕組みをセッティングしておきましょう。
例えば、ウェビナーツールに搭載されているアンケート機能は参加者の注意が集めることができ、効果的にウェビナーの盛り上がりやアイスブレイクを作ることができます。
講師は何度も練習を行う
メインの登壇者である講師は事前に何度も練習を行いましょう。
当日使用する台本・スライドの内容の一語一句まで覚える必要はありませんが、内容だけはしっかりと身に付けることができるように発表の練習を行います。
また、声のトーンや話すスピードなどが適切かどうかもチェックします。
さらに、質疑応答に対しても予測される質問を洗い出しておき、対策しておきましょう。
ウェビナー後の参加者フォローを欠かさない
ウェビナー開催後は、参加者と参加できなかった申込者を対象にアフターフォローを行って、参加者との継続した関係を構築することが必要不可欠です。
アフターフォローの例として、事後アンケートを行ったり、録画映像を配信したり、開催内容の要約をブログに掲載したりといった施策があります。
また、興味を持った参加者が次に起こすべきアクションを明確にしておくことも大切です。
資料を請求して欲しいのか、商談の日程調整をして欲しいのか、具体的なアクションを提示しておきましょう。
ウェビナーの配信失敗前に、ツール選びで失敗しないためのポイント
さて、ここまでウェビナーで起こりがちな失敗と、失敗を防ぐポイントについてご紹介しました。
ご紹介したポイントに加えて、さらに自社に合ったウェビナーツールの選び方を知っていれば、ウェビナーの効果を最大限引き出すことができます。
ここでは、操作性の高さ・画像や音声の安定性・配信当日のサポートの3点から、失敗しない選び方を解説します。
操作性の高いウェビナーツールを選ぶ
まずは、操作性の高い国産ツールを選びましょう。
日本語で書かれた機能やヘルプ、日本人向けに設計された画面構成はストレスフリーに操作できます。
また、国産ツールでは、一般的に日本人スタッフがサポートしてくれるので、導入や事前準備、ウェビナー開催にあたっても安心して利用できます。
一方、海外発祥のウェビナーツールは、機能やヘルプが日本語で書かれていないケースがほとんどです。
そのため、操作に慣れるまで時間がかかります。
また、サポートを行うのが海外スタッフであるケースも多く、ウェビナー中にトラブルが起こった際のリカバリーもすぐにできません。
安定して画像や音声を配信できるツールを選ぶ
次のポイントは、画像や音声を安定的に配信できるツールを選ぶことです。
どんなに良い内容でも、参加者に伝わらなければ意味がありません。
画質や音質は参加者の印象に直結するだけでなく、参加者の離脱につながる可能性もあります。
もし、画像や音声の品質が悪ければ、聞こえづらかったり、資料が見にくかったりして、参加者にストレスを与えてしまいます。
回線の速度が遅くても安定した配信を可能にするウェビナーツールもあります。
集客した参加者を逃さないいためにも、安定して画像や音質を配信できるツールを選びましょう。
配信当日のサポートがあるかをチェックする
配信当日のサポートがあるかどうかも失敗しないためにチェックしておきたいポイントです。
開催側が対応できないトラブルが発生することもあります。
このとき、トラブル時にすぐに駆けつけてくれたり、問い合わせのレスポンスが早かったりすると非常に安心です。
一口にサポートと言っても、訪問や電話、メールなどサポート手段はさまざまですが、配信当日のサポートはウェビナー成功に影響します。
迅速性と課題解決の確実性の観点からサポート体制をチェックしましょう。
おすすめのウェビナーツール3選
ウェビナーツールは、ライブ配信から録画配信のウェビナーをサポートするためのツールです。
今回ご紹介する3つのツールは、ウェビナー開催時に起こりがちな失敗を回避するために、シンプルな操作性と便利な機能が搭載されているものです。
ネクプロ
ネクプロはウェビナーを初めて開催する方でも安心して使用できる、「シンプル設計と便利機能」が特徴のツールです。
配信形式はライブ配信・録画配信の両方に対応。
ライブ配信では臨場感のあるセミナーを、録画配信で何度も視聴できる動画を配信することができます。数千人~数万人規模での開催も可能です。
ネクプロはウェビナー・セミナーに関するありとあらゆる情報を一元管理することができます。
来場型セミナーを開催した際は、参加者の申込み管理・受付管理もウェビナーの参加者と併せて管理可能です。
参加者情報を一元管理することによって、煩雑になっていたセミナーの申し込み管理が格段に効率化され、当日の受付トラブルから開放されるでしょう。
また、アンケート結果やチャット書き込みなどのデータの集計・分析が可能で、集計・分析したデータをもとに資料配布や次回開催案内メールの送信などを行えます。
これにより、開催後のアフターフォローやユーザー育成に非常に高い効果を発揮します。
ネクプロを利用すれば初めてのウェビナーでも失敗することなく、コストを抑えながら集客数を伸ばすことが可能です。
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V-cube（ブイキューブ）
V-cube（ブイキューブ）は国内外で利用できる、最大10,000拠点に配信が可能なウェビナーツールです。
PC、スマートフォン、タブレットから接続できるクラウド型配信サービスで、インターネット環境さえあればすぐにでも配信を開始できる点が特徴です。
配信スタイルは、映像音声とホワイトボードを使ったライブのセミナー配信と、開催時間を限定せずに配信できるオンデマンドセミナーとに分かれ、目的に応じて使い分けることができます。
GigaCast（ギガキャスト）
GigaCast（ギガキャスト）は、高性能で配信に必要なあらゆる機能を備えたウェビナーツールです。
映像品質が非常に高く、インターネットのアップロード帯域が狭くても高画質での配信を実現。
また、多元中継で遠隔地の映像を配信するといった、高度な配信ができることも特徴的です。
その他の機能に、資料操作共有・ペンツールでの書き込み・セミナーの録画などを備えています。
失敗を恐れずにまずはウェビナーに挑戦してみよう
この記事では、よくあるウェビナーの失敗例とその対策についてご紹介しました。
ウェビナーは自社の製品・サービスに興味を持っている顧客が手軽に情報を得る機会を設け、さらに双方向コミュケーションの場も作り出せる効果的なマーケティング施策です。
オンライン配信という性質上、回線トラブルなど避けられないトラブルもありますが、ほとんどの場合は事前の準備で回避できます。
ウェビナー開催に便利なウェビナーツールも数多くリリースされています。
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