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ウェビナー開催を業者に依頼する際のポイント│どんな業者を選ぶべき?

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「ウェビナーの運営を専門の業者に依頼したいけど、自社に合う業者の選び方や事前の準備など、わからないことが多い」

そんなモヤモヤを抱えている方も多いでしょう。業者へ依頼するときは、ポイントを踏まえて自社に最も適した業者を選ぶことで、より高いパフォーマンスを発揮してもらえます。

この記事では、業者に依頼するメリットからポイント、選び方、おすすめの業者まで、詳しく解説します。

自社に適した業者に適切な依頼をすることで、労力を減らして質の高いウェビナーが実現できるでしょう。ぜひ最後まで読んで、業者選びの参考にしてください。

ウェビナー開催を業者に依頼するメリット

ウェビナーの運営業務を業者に依頼するメリットはたくさんあります。運営に不慣れな場合はとても頼もしい存在です。

この項目では、ウェビナーの専門業者を利用するメリットを2つ挙げて解説していきます。ウェビナーの初心者でも、コンテンツ内容や目的、目標がしっかり固まっているなら、特に大きなメリットを享受できるでしょう。どんなメリットが考えられるのか、早速見ていきましょう。

社内リソースが不足していてもウェビナー開催できる

ウェビナーを業者にまかせることで、自社のリソースが充分でなくても開催が可能になります。ウェビナーの業者が、必要な機材や会場、専門のスタッフ、講師など、開催に必要なものを手配してくれるからです。他にも、集客、台本の作成、アフターフォローなどの業務も依頼できます。

自社では開催の目的や目標、コンセプトなどについてじっくり検討することに注力でき、少ないスタッフでも問題なく開催できます。通常業務を圧迫することもないでしょう。

業者に依頼することによって、最小限の準備でもウェビナーが開催できることは大きなメリットといえます。

ウェビナーのノウハウを元に開催してもらえる

専門業者に依頼すると、ハイクオリティなウェビナーを実現できます。機材や配信ツール、スタジオなどのハード面はもちろん、ソフト面においても実績に基づいたノウハウが蓄積されているからです。

ウェビナーは、経験を積むほど理想的な運営ができるようになります。さまざまな目的のウェビナーを数多く手がけてきた専門業者には、運営に役立つ知識が豊富に揃っているのです。

例えば、配信トラブルへの瞬時の対応や複雑な配信機能の活用などがあります。こうした貴重な知識を自社のウェビナーの運営に活用してもらえるのは、業者に依頼するからこそ受けられるサービスです。つまり、多くの経験を積んできたのと同じクオリティのウェビナーを、不慣れな初期段階でも開催できるのです

また、開催の準備から当日の運営、開催後のフォローといったスムーズな進行の仕方も、専門業者から学ぶことができます。ノウハウを習得しながら質の高いウェビナーを開催できるので、専門業者を利用するメリットは大きいといえるでしょう。

ウェビナー開催を業者に依頼する際のポイント

依頼をすることでたくさんのメリットが享受できるウェビナーの専門業者ですが、いくつかの注意点を踏まえた上で打診する必要があります。自社の目標を達成できるウェビナーにするためには、最低限行うべきことがあるからです。

この項目では、4つのポイントについて解説します。業務の負担を軽くするために依頼するとはいえ、自社にしかできないことはしっかり行うようにしましょう。では、早速1つずつ確認していきましょう。

何を目的としたウェビナーかを業者にしっかり伝える

目的を明確に決めて業者へ的確に伝えることは、ウェビナーの成功に不可欠です。というのも、目的によって最終目標値が設定され、運営の仕方が大きく変わってくるからです。目的が正確に伝わっていないと、コンテンツやアフターフォローの仕方を適切に選択することができません。その結果、満足のいく結果が得られなくなってしまうでしょう。

例えば、自社の新サービスの認知度アップが目的であれば、その魅力やコアターゲットなどを明確にする必要があるのです。さらに、自社の分野に精通しているわけではない専門業者にもわかるように伝えることが大切です。

どんな目的でウェビナーを開催し、開催した結果としてどんな収穫を得ることが目標なのかを具体的に決めて、業者と共有しましょう。

業者と目標値を共有する

目標の設定は、必ず数字で設定しましょう。良かった・悪かったなどの言葉のみの設定では、開催後の検証で実現できたかどうかが曖昧になってしまうからです。目標と結果が可視化できるように、具体的な数値を設定しておくことが重要です。ウェビナー開催後の受注件数は何件が目標か、売り上げはいくらが目標かなどを事前に話し合っておきましょう。

目標値を設定したら、目的と同様に業者に伝えるのを忘れないでください。業者は、代行業務を行う際にこの目標値を参考にして、利用する配信機能やフォローの仕方を決めていきます。

適切な運営方法を選択できるヒントが多くあればあるほど、有意義なウェビナーに近づくでしょう。

役割分担を明確にする

事前にどこまでが自社で行い、どこからが業者に依頼するかの線引きを確認しておくこともポイントの1つです。サポートしてもらえる範囲は、業者によって異なるからです。

先入観で決めつけず、詳細までそれぞれが行う業務内容を確認しておくようにしてください。申込フォームの作成、リマインドの送信、チャットや電話の対応、当日の運営サポート、開催後のデータ解析など、どこまでが代行業務に含まれているのかを明確にしておきましょう。

実際に業務に入る前にクリアにしておくことをおすすめします

開催後に業者と一緒にウェビナーを振り返る

ウェビナーの開催終了後には、依頼した業者と共に反省会を行いましょう。できれば、開催直後のなるべく早いうちに行うのがベストです。

内容は適切だったか、参加者の反応は想定通りだったか、配信トラブルはなかったか、といった気づきを忘れないうちに共有しておいてください。はじめに設定した目標値の検証も、合わせて行いましょう。

また、参加者のアンケート内容についてもお互いの視点から確認すると、今後につながるヒントが見えてくることがあります。マイナスな意見は真摯に受け止め、ブラッシュアップのきっかけにしてください。参加者へのアフターフォローと同時に業者との反省会を行うことで、多くの収穫が得られるでしょう。

ウェビナー業者の選び方

自社に合ったウェビナーの専門業者を選ぶためには、いくつかのポイントを押えておく必要があります。現在ではウェビナーの専門業者が数多く存在し、それぞれの業者によってサービスが異なることがあるからです。

料金や知名度などだけで選んでしまい、思ったようなサポートが受けられなかったといった失敗にもつながりかねません。

この項目では、3つの選び方のコツを解説します。参考にして、自社にぴったり合った専門業者からのサポートを、フル活用してください。

対応範囲やサービス内容で選ぶ

サポートできる範囲やサービス内容が、自社の目指す目的と合致しているかを確認することは、とても大切です。業者ごとに、サポート可能な範囲が大きく違うからです。

A社ではコンテンツ内容や演出の相談や、進行のレクチャー、開催後のアンケートのデータ抽出までフォローが可能だったとします。これに対して、B社では決まったコンテンツの進行のみで、相談やレクチャー、アフターフォローなどはすべてオプションということもあります。自社で大まかな運営が可能な場合は、進行のみの低価格なB社のプランが適しているでしょう。初めてウェビナーを開催するといった場合は、トータルでまかせることができるA社のプランを選ぶべきです。

自社の状況やニーズに合ったサービスが受けられる業者選びが、ウェビナーの成功につながるのです

使用可能ツールで選ぶ

業者によって、使用可能なウェビナーツールが異なります。ニーズに合ったツールが使える専門業者を選ぶ必要があるのです。

大人数が参加できるウェビナーにしたいのか、ライブイベントを開催したいのか、参加者とのコミュニケーションに重点をおきたいのか。こうした具体的なウェビナーのイメージを決めてから、依頼するようにしましょう

また、ウェビナーツール選びには、最初に決めた目的やコンセプト、ターゲットを元に、参加者の満足度が高いウェビナーはどのようなものかを明確にしてから選択することが重要です。目的を実現するために必要な機能が備わっているかを見極めるのがポイントなのです。

自社に合ったツールを選択したら、そのツールが使用可能な業者を選ぶようにしましょう。

実績で選ぶ

開催実績も重要な判断基準です。豊富な実績を積んでいる業者であれば、トラブルへの適切かつ迅速な対応や多角的な視点からのアドバイスが期待できるからです。自社の目的達成のために、コンサルティングを行ってくれることもあるでしょう。

ウェビナーは、開催当日の運営だけでなく、集客から開催後のフォローまで行わなければ目的とする結果が得られません。さまざまな企業のウェビナーに関わり、運営やアフターフォローを経験してきた業者は、特別な武器を持っているといえるのです。

サポート範囲やウェビナーツールと合わせて、実績の量や質を確認することも忘れないでください。

おすすめのウェビナー業者例5選

ウェビナー業者が決められない方のために、この項目では5つのおすすめの業者を紹介します。どの業者も、手厚いサポートに定評があります。それぞれの特徴や強みを参考にして、自社に合った業者選びの参考にしてください。

ネクプロトータルウェビナーパック

ネクプロの「トータルウェビナーパック」は、集客から配信、分析までをワンストップで対応可能なのが特徴です。ネクプロ独自の配信ツールは、チャットや画面共有、登録フォーム作成、招待メール配信、配信ログ取得、参加者情報の抽出などにも対応しています

フランチャイズ業界加盟店募集セミナー、プログラミング教育セミナー、投資・M&Aの個人・法人向けセミナーといった新規顧客獲得を目的としたウェビナーにも多く利用されています。さらに、製造業のユーザーサポートや衣料品・医療機器会社での医師向けセミナーといった既存客向けのウェビナーのサポート実績も豊富です。

集客力が約2.7倍に増えたというデータもあり、ウェビナーによって営業を強化したいといった目標の達成に向いています

>>ネクプロトータルウェビナーパックの詳細をチェックする<<

TKPテレビ会議ネットのパッケージプラン

「TKPテレビ会議ネットのパッケージプラン」は大きく3つのタイプのウェビナーに適しています。採用面談などの少人数タイプ、会社の年次行事・式典・大型の企業イベントなどのライブ配信タイプ、企業説明会・セミナー・株主総会などのタイプの3つです。

少人数のテレビ会議は、採用面談や社内会議、遠隔教育などに適しています。コンパクトWEB会議セットにはすぐにはじめることができるように、パソコンやウェブカメラ、マイクスピーカー、インターネット回線などがセットになっています。

ライブ配信タイプは、全国にあるTKPの会場を繋げて双方向で映像通話することができるハイブリット形態のウェビナーも可能です。本格的なテレビ会議がリモコンで操作可能な標準テレビ会議セットや、セミナー・講演会に最適なライブ配信セットなどがあります。

企業説明会のタイプは、参加者に講演や対談を聞いてもらうオンラインセミナーです。ニーズに合わせて全てがセットになったプランも用意されています。

少人数のテレビ会議から大規模なオンラインイベントまで、豊富な実績があるのも安心です。

KODOUの運用サポートサービス

企業間のオンラインイベントに特化したサポートが受けられるのが、KODOUの「運用サポートサービス」です。「KODOU」は、株式会社ビッグビートによって開発された、情報発信が目的の独自の配信ツールです。

ライブ配信・オンデマンド配信、展示情報掲載、チャット、アンケート、イベントサイト構築、ドメイン排除・判定など多くの機能が利用できます。こうした機能をフル活用して、オンラインイベントのプラン提案や運営、アフターフォローなどをトータルでまかせることができるのです。

大手企業の大規模なオンラインイベントを多数手がけた実績もあります。自社で、大規模なバーチャル展示会などの開催を希望している場合には最適です

東京セミナースタジオのzoomウェビナー配信代行

動画の制作・配信からウェビナーのサポートまで対応可能な、スタジオが運営するサービスです。動画マーケティング支援や動画制作、配信の先駆けともいえる存在なので、実に多数の実績を誇っていることから、多くの人に選ばれています。実績内容は、ウェビナーイベントからオンラインカンファレンス、著名人のオンライン番組配信まで多種多様です。

さまざまなサービスを提供している中で、「zoomウェビナー配信代行」は、採用説明会やオンライン研修などのzoomを使ったウェビナーの配信を代行するサービスとして好評です。

会員向けの登録制ウェビナーや有料の課金制ウェビナーといった、さまざまな希望に対応しています。声だけの司会進行やサポートページの準備など、初めてでも問題なく進めることができるサポートが充実しているのも嬉しいポイントです

既に取得しているアカウントを利用して進めたいなど、zoomを利用したウェビナーを検討している場合は相談してみましょう。

Frontier Channelのウェビナー配信パッケージ

Frontier Channelの「ウェビナー配信パッケージ」は、内容が明確に設定されている3つのプランがあります。最もリーズナブルなライトプランは、出演者が3名(ディレクター兼オペレーター、カメラマン、音声スタッフ各1名)のウェビナーに最適です。スタンダードプランは、出演者が6名(ディレクター、オペレーター、音声スタッフ、司会各1名、カメラマン2名)で、やや充実した環境でのウェビナーを希望している場合に適しています。プレミアプランは、出演者が7名(ディレクター、音声スタッフ、司会各1名、オペレーター、カメラマン各2名)に、テロップやワイプを使うことができるスペシャルなプランです。自社に適したスタッフがいない場合には、オプションで手配を依頼することもできます。

配信ツールは、zoomやYouTubeの他、vimeoなど全6種類に対応しています。

実績としても、国際機関の署名式や企業経営者表彰式、会員限定セミナー、新製品発表会など、幅広い配信を手掛けています。映像やイベント、サウンド事業の専門企業によるサービスなので、クリエイター・アーティスト目線でのサポートが期待できるでしょう

業者を活用してウェビナーを成功させましょう

質の高いウェビナーの開催によって自社の目標を達成したいと考えているなら、専門の業者によるサポートを活用することをおすすめします。ウェビナーの開催には、経験と実績によるスムーズな進行、盤石な設定、効率的な集客、トラブルへの適切な対応、結果分析など、さまざまな知識が必要だからです。

自社ですべてを行う場合、現場の社員への負担が大きくなるだけでなく、思ったような結果が得られないことも多いでしょう。配信環境や機材などの準備にも、多くの予算と時間がかかります。

自社では、どのような目的でどんな結果を目指してウェビナーを開催するのかを充分に検討してください。そして、設定した目標を実現するために最適な業者を選択することに注力することが、ウェビナーから満足できる結果を得るための最短距離になります。

サービス範囲、サービス内容、配信ツール、実績などをよく比較検討して、最良のパートナーにふさわしい業者を選びましょう。

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