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ウェビナーマニュアル完全版│初心者でも質の高いウェビナーを開催するには?

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初めてウェビナーを開催する際には、失敗せず開催するためのマニュアルがあれば便利ですよね。

そこで、この記事では準備から当日、開催後までのマニュアルを、流れに沿って詳しく解説します。ウェビナーを開催するのが初めてでも、ここで紹介するマニュアルを参考にすることで全体の流れをしっかり掴むことができるでしょう。

ぜひ最後まで確認して、ウェビナーの運営に役立ててください。

ウェビナーマニュアル【準備編】

ウェビナーで目標を達成するためには、準備が大きな役割を果たします。滞りなく進行して開催後に収益を得るため、必要なステップがたくさんあるからです。準備が足りないと、後からトラブルに繋がったり満足できる結果が残せなかったりといったことになりかねません。

この項目では、10のステップについて詳しく解説していきます。たくさんありますが、どれも必要な準備です。1つずつきちんと理解しながら確認していきましょう。

ウェビナー開催の目的を決める

まずは、何のためにウェビナーを開催するのかを明確にしておくことが必要です。目的が曖昧な状態で進めてしまうと、内容が途中でブレてしまうからです。

新規の顧客獲得、自社のPR、新製品の告知など、できるだけ具体的に目的を設定しておきましょう

目的の内容によって、ウェビナーの内容や用いる機能、アプローチ方法などは大きく変わります。明確な目的が設定されていることによって、関わるスタッフも動きやすくなり参加者にも伝わりやすくなります。

ウェビナーの開催が決まったら、最初に目的をしっかりと確定しておくことが大切です。

ウェビナーのターゲット層を定める

目的に合ったターゲット層を決めることも、とても重要です。ターゲット層によって、どんなコンテンツにするかが変わってくるからです。視聴環境の準備にも関わってきます。

どのような層に参加してもらうことが理想的なのか、顧客像をできるだけ具体的にイメージしましょう。届けたい層をはっきり決めておくことで、よりターゲットに刺さるコンテンツを作ることができます。ターゲットを絞っておくことは、ウェビナーを成功に導く戦略を考える上でも外せないステップです。

ウェビナーの開催日時・頻度を決める

ターゲット層の行動をイメージして開催日時や頻度を決めることで、参加者数をアップすることができます。都合の良い開催条件のウェビナーであれば、参加のハードルが下がるからです

例えば、対象が30~40代の会社員であれば、通常勤務のある時間より、お昼休みの時間や18時以降の方が参加しやすいでしょう。頻度についても、月1回第3水曜日などと決めておくことでスケジュールが立てやすくなります。

具体的なターゲット層に合わせたスケジュール設定を心がけてください。

配信方式を選ぶ

配信方法には、告知されていた日時に配信されるリアルタイム配信と、撮影したものを配信するオンデマンド配信があります。どちらの配信にするかを決めることも重要です。配信方法が目的に合っていないと、思ったような結果が得られなくなります。

リアルタイム配信は、参加者とコミュニケーションを取りながら臨場感のある配信になるのが特徴です。誤りを訂正したり、理解を確認したりしながら進められるのもメリットです。主に、講演会やセミナー、勉強会、学会などに向いています。

一方で、オンデマンド配信は予め収録したコンテンツを視聴するので、気になるところは何度も聞き直すことが可能です。主に、学習系のコンテンツや商品の説明などに最適です。

自社で開催予定のウェビナーの目的やターゲット層から、最適な配信方法を決めましょう。

配信場所・撮影場所を決める

ウェビナーを配信する場所の特定も早めに済ませておきましょう。スタジオを借りる場合には、事前に予約が必要な場合が多いからです。準備が万全でも、配信する場所がなくては元も子もありません。

自社内で配信する場所を確保するのが難しい場合は、スタジオをレンタルします。スタジオには、配信に必要なカメラやマイク、照明の他、配信設備も充実しています。一から揃えなければならない場合は、スタジオを借りた方がスムーズでしょう。スタジオとサポートサービスがセットになっている場合もあるので、初めて開催する場合はおすすめです

コンテンツを決め、台本を用意する

満足できるウェビナーの開催につなげるため、核になるのはわかりやすいコンテンツです。より理解しやすく参加者の目線を考えたコンテンツを作成することで、主催者側も参加者側も得るものが大きいウェビナーになるでしょう。

リアルタイム配信の場合は、どのタイミングでどんな資料を出すか、スライドの内容や枚数は適切かなど、細かいところまで検証を重ねてください。

オンデマンド配信では、用意した動画の作りは効果的か、テロップやBCMは適しているかといったことを検討してみる必要があります。

また、開催当日に流れが滞ることのないように、台本を用意しておいてください。途中で何らかのトラブルや想定外のことが起こっても、台本があれば元の流れに戻すことができます。規模の大小に関わらず、コンテンツに沿って作成した台本を用意しておくことをおすすめします。

講師・登壇者を決める

講師ありきで開催する場合を除いて、目的やターゲット層から決めて行く場合、誰に講演をしてもらうかも決めていきましょう。スケジュールを決める際には、講師・登壇者の都合を確認した上で決めることも必要です。人気の講師や著名な人物であれば、スケジュールを抑えることが難しい場合もあります。

講師を決める際にも、目的やターゲット層を考慮して決めることが大切です。打診をする前に、オープンセミナーやSNSなどで、実際のセミナーの様子をチェックしておくといいでしょう。可能な範囲で、実績や評判などの情報も集められればベストです。

探すのが難しい場合は、講師を派遣する専門の会社に相談するのも1つの方法です。ウェビナーの主要キャストになるので、イメージに適した講師・登壇者を選びましょう。

使用ウェビナーツールを決める

ウェビナーツール選びは、いくつかのポイントを踏まえて選ぶと失敗しません。数多くあるウェビナーツールは、どれを選ぶかで音声や映像のクオリティーや回線の安定性などがかなり違ってくるからです。

ウェビナーツールを決めるときには、参加上限人数や必用な機能に注目しましょう。自社の希望しているウェビナーの参加人数、コンテンツ内容をカバーできるかどうかが大きなポイントになります。

また、企業でウェビナーを開催する場合は有料のウェビナーツールを使うことをおすすめします。無料のツールはコストダウンできる代わりに、機能の制限があったり動画や音声がうまく配信できなくなったりするリスクがあります。サンプルを事前に使うことができる場合もあるので、なるべく活用してから決めるようにすると良いでしょう。

ポイントを抑えて比較しながら、最も自社のウェビナーに合ったツールを選択してください。

集客し、開催が近づいたら参加者にリマインダー送る

ウェビナーの開催日が近づいたら、リマインダーを参加者に送ることはとても大切です。会場に足を運ぶオフラインのセミナーと比べて、パソコンで視聴するウェビナーは開催を忘れられてしまいがちだからです

開催の2週間前から送りはじめるのがおすすめです。開催2週間前、1週間前、開催前日、開催1時間前に、メールやSNSを通じて送りましょう。

リマインダーには、具体的なテーマの説明、ウェビナーの内容、講師の紹介などを提示して、参加者の興味を促進します。せっかくのターゲット層を逃さないためにも、必ずリマインダーを送ってください。

予行練習を行う

事前準備の最後の仕上げとして、通しのリハーサルを行いましょう。事前に本番を想定した流れを確認しておくことで、自信を持って進行することができるからです。細かい気づきがあるかもしれません。

時間がなくてリハーサルを行わなかったことによって、資料を読むだけになってしまっては参加者の満足を得にくいでしょう。また、システムや動画の見せ方なども念入りに確認することが必要です。

ウェブを通して展開するウェビナーは、映像が途中で止まってしまうことが致命傷になってしまいます。用意したシステムとウェビナーツールの互換性など、しつこいくらいに確認するようにしてください

トラブルの種は未然に潰しておきましょう。

ウェビナーマニュアル【当日編】

念入りな準備ができていれば、当日行うことはとてもシンプルです。時間をかけて準備してきたことを滞りなく遂行することで、良い結果が期待できるからです。

この項目では、ウェビナー当日に行うべき3つのことについて紹介していきます。より多くの人から理解が得られ、目標が達成できるウェビナーにするためのアドバイスです。1つずつ見ていきましょう。

直前に機材や配信ツールのテストを行う

開始時間が迫ってきたら、機材や配信ツールの再確認を行います。リハーサルのときは問題なくても、直前に不具合が起きている可能性もあるからです。カメラ、マイクの動作は正常か、スライドは問題なく展開するか、音声は聞こえるか、参加者はスムーズにログインできるかなど、時間の許す限り確認しましょう。

講師・登壇者はツールの操作の最終確認を行い、発表内容と資料のタイミングを調整しておくのも大切です。直前はリラックスすることも必要ですが、それぞれの持ち場の最終チェックは必ず行ってください。

配信本番中はチャット機能で質問受付を行うのがおすすめ

ウェビナーの内容にもよりますが、コミュニケーションが取れるチャット機能の利用をおすすめします。チャット機能には、ホスト・パネリスト・参加者が設定された範囲の中で活発なディスカッションができるからです

発言の中でわかりにくい部分を、チャット機能でフォローすることも可能です。URLやQRコードを送ったり、資料や画像を追加したり、発言の展開によって自在に利用することができるでしょう。

また、参加者が疑問を解消したり、パネリストが今後の課題を発見できたりすることもメリットと考えられます。同じウェビナーに参加した人同士でコミュニケーションを取ることもできるでしょう。

オンラインのセミナーならではのメリットを最大限に利用するために、ぜひチャット機能を活用してみましょう。

ウェビナーの合間合間にアンケートやクイズを挟もう

参加者を飽きさせない工夫として、投票機能を使ってアンケートやクイズを効果的に取り入れてみましょう。参加型であることを意識してもらうと共に、集中力を持続する環境をつくるためです。投票機能はzoomなどで利用できます。

アンケートは、発言の途中で参加者の画面にポップアップを出します。複数選択型の質問は、予め作成しておくとスムーズです。ミーティング後に集計をダウンロードすることも可能なので、ぜひ使ってみましょう。

クイズは、レクレーションとしてはもちろんですが、参加者の理解度を把握するためにも有効です。適切なところで有意義に利用するため、事前に流れを考えておくようにしましょう。

ウェビナーマニュアル【開催後編】

ウェビナーを価値あるものにするために、開催後にやることがいくつかあります。開催しただけで満足してしまってフォローをせずにいると、収穫がなく次回以降にもつながりません。

なるべく時間を空けず、開催してからすぐにフォローをはじめましょう。鉄は熱いうちに打つことが大切です。

ウェビナーの参加によってモチベーションが上がっているため、開催後はアプローチのチャンスです。アンケートの集計や参加状況、内容などを詳細に分析して考察することも大変有効です。

この項目では、開催した後にするべきフォローについて詳しく紹介していきます。

参加後アンケート結果で満足度を調査しよう

まず、満足度がどれくらいだったかを把握します。伝えたいことがどれくらい理解され、参加者の満足につながったかを知るためです。

アンケートでは、「内容がどうだったか」を質問するのではなく、「内容は知りたいことだったか」を聞くようにすると後から顧客へのアプローチがしやすくなります。参加者の潜在ニーズを知ることができるからです

「知りたい内容ではない」と答えた人は、「何が知りたかったか」「どの点が興味を持てなかったか」を聞きましょう。ニーズを正確に理解することで、今後のビジネスチャンスが広がっていきます。

アンケートの母数はなるべく多い方が、より役立つ結果が得られます。回答率を上げるために、質問項目を極力減らしたり、インセンティブを提示したりするなどの工夫も必要です。タイミングとしては、開催中や終了直後がおすすめです。

参加率・離脱率などを分析しよう

ウェビナーの参加率を上げるためには、いくつかのポイントを抑える必要があります。単純に告知をして配信するだけでは、参加者が集まらないからです。

集客は、2週間くらい前からはじめるのがおすすめです。

まずは、参加するメリットを理解してもらいましょう。参加する環境が自由なので、メリットが曖昧であれば忘れられたり他の仕事を優先されたりしてしまいます。特典をつけたり、プレミア感やスペシャル感を持たせたりすることを検討してみてください。

複数に分けて開催するのも、参加率を上げるために有効です。1回限りの開催では、スケジュールを合わせるのが難しい場合もあります。録画配信を利用するなどした複数開催も有効な手段です。

事前に、資料の一部を公開して興味を引くのもいいでしょう。映画の予告のように、興味深い資料を途中まで提示して、「続きはウェビナーで」といった流れにすれば、能動的な参加者を増やすことができます。

SNSをフル活用しての告知や、リマインドメールを送ることは必須です。他にも、参加フローをシンプルでわかりやすいつくりにすることも大切です。

また、参加者の離脱率は工夫次第で減らすことができます。前述したアンケートやクイズを行って飽きさせないことも工夫の1つです。他にも、発言者が一方的に話すのではなく、参加者への呼びかけを随所に入れることも効果があります

ポイントをしっかり押さえて参加率を上げ離脱率を下げることは、ウェビナーの成功に不可欠です。

コンテンツ内容や演出を見直そう

開催後は、ウェビナーで用いたプレゼン資料や録画データなどのコンテンツを総ざらいしましょう。検証することで、次回以降のブラッシュアップにつながるからです。

社内の参加者からの率直な意見も参考になります。より詳しい説明が必要だったところ、説明が長すぎたところなど、細かく検証すればするほど役立つ貴重な資料になります。

商品やサービスに関するウェビナーの場合は、開催後の購入率なども確認しましょう

参加者を次回ウェビナーや営業につなげよう

分析や反省と同時に、参加者へのアプローチも行います。参加者は、自社の顧客予備軍ともいえるからです。

例えば、参加のお礼をかねて電話や訪問の機会を設けることは、アプローチ方法の1つです。ウェビナーの中では伝えきれなかった追加情報をお届けする、といった内容にするとスムーズでしょう。

ここで、具体的な課題やニーズをヒアリングすることができれば、顧客につながる可能性が高くなります

また、当日の欠席者へのアプローチも重要です。次回の参加につなげることも可能なので、必ず何らかの連絡を試みてください。

質の高いウェビナーを開催するためのポイント

ウェビナーで満足度の高い結果を残すためには、クオリティーを上げる工夫が必要です。配信環境や発言者を用意して配信するだけでは、質の高いウェビナーにはなりません。

何度も開催して経験を積むことで、精度の高いウェビナーが開催できるようになるでしょう。しかしながら、初めての開催でもポイントをしっかり押さえて進行することで、かなり質の高いウェビナーを開催することができます。

この項目では、必ず押さえておきたいポイントを3つに絞って紹介します。早速みていきましょう。

具体的な目標値を設定し効果計測を行う

開催前に目標値を明確に設定して開催後に検証をすることは、有意義なウェビナーを運営する上で欠かせません。ゴールがなければ進む道筋が見えず、最終的な結果も曖昧なものになってしまうでしょう

目標値をはっきり決めておけば、達成できなかったとしても理由を掘り下げて考えることができます。PDCAサイクルをきちんと行うことによって、クオリティーを上げることができるのです。

ウェビナーの効果を計測するときは、必ず数値を用いて評価します。定性的な言葉で表現すると抽象的になり、受け取る人によって見方が違ってきてしまうからです。

最初に設定した目標値に対して、プラスなのかマイナスなのかを明確にしましょう。その上で、その理由を考察することが大切です。

クイズやアンケートなど参加者主体の時間・コンテンツを用意する

離脱者が少なく、活発な雰囲気で展開されるウェビナーはとても魅力的です。参加者が積極的に参加しているウェビナーからは、活気が生まれるのです。

ウェビナーはクリック1つで退席することができるため、興味が薄れてくると簡単に離れていってしまいます。退席者が増えてくると、さらに雰囲気が悪くなって集中力も落ちてしまいます。

こうした悪循環を避けるため、クイズやアンケートなどを適度に散りばめて、発言者の一方通行ではない雰囲気を作りましょう。参加者の緊張を和らげたり、参加意欲を刺激したりする効果もあります

ノウハウやリソースが不足している場合はサポートサービスを利用する

自社がウェビナーに不慣れな場合は、サポートサービスを利用するのがおすすめです。サポートサービスに依頼することによって、ウェビナーに必要な環境やツール、人的リソースをすべて用意できるからです。

配信ツールの会社やレンタルスタジオがサポートサービスを行っている場合もあります。サポートサービスを利用することによって、自社ではウェビナーのコンテンツづくりに集中することができるでしょう。初めての開催の場合は、ノウハウのレクチャーを依頼することも可能です。

自信がない場合はサポートサービスを利用することも、クオリティーアップにつながります。

おすすめのサポートサービスとしては次の2つが挙げられます。

 

▼ネクプロトータルウェビナーパック

ネクプロトータルウェビナーパック事前打ち合わせから、リハーサル、スタジオ・機材のレンタル、スイッチャー・ディレクター・カメラマンの手配、参加者の情報出力、録画映像まで、すべてをトータルサポートしてくれます。配信後のアーカイブ動画の作成や参加者視聴ログの抽出などにも対応しており、柔軟なサポートを受けられます。

自社にノウハウがない、初めてウェビナーを開催する、ウェビナーを開催してるが効果がいまいち、という場合におすすめのサポートサービスです。

>>ネクプロトータルウェビナーパックの詳細をチェックする<<

 

▼TKPテレビ会議ネットのパッケージプラン

貸し会議室で知られているTKPのウェビナーサポートサービスです。TKPの貸し会議室をスタジオとして利用することができます。

「WEB会議 支援パック」には、1~8名程度から10~100名程度まで、開催規模に合わせたプランが用意されています。「配信スタジオプラン」は、インターネット回線や機材などがセットになったプランで、自社にノウハウはあるけどリソースが不足している場合に便利です。

ウェビナーマニュアルに沿って準備を進めていきましょう

ウェビナーの開催に不慣れであれば、ここで紹介してきたマニュアルを参考にして1つずつ確認しながら進めることで失敗のリスクを低くすることができます。マニュアルには、ウェビナーに必要なことが網羅されているからです。

ウェビナーには、開催前と開催中、開催後という3つの流れがあり、それぞれの段階で行うべきことがあります。特に、開催前は行うことがたくさんあるので、マニュアルを見ながら進めることで手落ちが防げるでしょう。

はじめのうちは、マニュアル通りに進めて目標値設定と効果検証を行い、少しずつ自社に最も合った質の高いオリジナルな進め方を見つけてみてください。

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