方法

ウェビナーのスタジオ手配の手順|ポイントとおすすめの手配方法

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「ウェビナーに利用できるスタジオはどうやって手配するの?」

「スタジオを手配するときのポイントはある?」

初めてウェビナーのスタジオを探すことになったら戸惑ってしまい、このような疑問を抱えて途方に暮れてしまう人が多いでしょう。 

不慣れな担当者が自社のウェビナーに最適なスタジオを手配すると、大抵は多くの時間と労力がかかってしまいます。効率の良い探し方や、ウェビナーを行いやすいスタジオの条件の判断基準がわからないからです。 

配信を行う場所は、ウェビナーの成否を左右しうる大切な要素なので、慎重に選ぶ必要があります。どこでもいいわけではありません。

この記事では、ウェビナーのスタジオを手配するために役立つウェビナーの配信スタジオ例や手配手順、コンサルティングサービスによるスタジオ手配について紹介していきます。ぜひ最後まで読んで、最適なスタジオ探しにお役立てください。

ウェビナーの配信スタジオ例

ウェビナーの配信スタジオとして利用できる場所は、いくつかあります。開催するウェビナーの内容やコストなどによって変わってくるからです。

この項目では、配信スタジオとして利用できる場所の例を3つ挙げて紹介します。それぞれのメリットとデメリットと共に紹介するので、自社に合ったウェビナーの配信スタジオをイメージしながら確認してみてください。

社内の会議室

手軽に低予算で開催できるのが、自社の会議室をスタジオとして利用するウェビナーです。社内の移動で済むため、事前の準備や機材の搬入なども時間をかけずに自社スタッフだけで行うことができるからです。ただし、配信にはさまざまな配信用の機材の準備が必要になります。

例えば、カメラ、マイク付きイヤホン、外部マイク、照明、三脚、スイッチャー(複数のカメラの映像を切り替えるツール)といったものです。社内にこうしたリソースが不足している場合、購入またはレンタルの手配をしましょう。

すべてを完璧に揃えなければ開催できないということはありません。しかしながら、実際にウェビナーの運用を進めていくと、必要性が理解できるはずです。スイッチャーがなくて単調な映像を流すだけになってしまったり、照明がないために暗めな映りになってしまったりといったことも考えられます。

さらに、インターネット環境を整える必要もあります。社内の会議室でウェビナーを行うのは、便利な一方でこうした事前準備に時間や労力、コストがかかることも理解しておきましょう

レンタルスタジオ

ウェビナー専用のレンタルスタジオを借りるという選択肢もあります。レンタルスタジオには、高品質な機材や安定したネットワーク環境、防音設備などがしっかり整えられています。安心して配信に集中することができるでしょう。

さらに、スタジオをレンタルすることで専門スタッフからのサポートが受けられるのもおすすめのポイントです。

ただし、利用するには当然ながら費用がかかります。費用対効果を考えて決めるようにしましょう。また、レンタルスタジオへの移動にかかる時間と交通費も考慮して選ぶようにしてください。

貸し会議室

ウェビナー以外にも、オンラインでの会議やセミナー、会社説明会、株主総会などのシーンで利用できるのが貸し会議室です。会議室と合わせて、ウェビナー開催に必要な機材や配信設備、専門スタッフによるサポートがパックになったプランが用意されている場合もあります。

こちらも、利用料金がかかるので、自社で検討しているウェビナーの内容に応じて選択しましょう

ウェビナーのスタジオ手配の手順<社内編>

ウェビナーの開催が決まったらすぐ取りかかるべきことの1つが、場所の確保です。配信するスタジオが決まらないと、配線設備の設定など他の準備が進まないからです。

この項目では、社内の会議室等でウェビナーを開催する場合の段取りについて解説していきます。移動に時間がかからないことは、大きなメリットです。しかしながら、専門のスタジオのような環境が揃っていないため、細かいところまで配慮して準備を進める必要があります。

では、早速流れを確認してみましょう。

ウェビナー当日の会議室の予定を抑える

まずは、すぐに会議室を抑えましょう。会議室を使用することを明言しておかなければ、他の社員への来客やミーティングの予定が先に入ってしまうからです。

ウェビナー開催の当日は、準備なども含めるとかなり長時間利用することになるでしょう。早めに予約をしておかなければ、他の社員に迷惑がかかってしまいます

また、背景なども映り込んでくるので、ウェビナーの会議室が雑然としていたら少しずつ片づけを進めておくことも大切です。ホワイトボードといった当日に必要なものを配置する場所を決めておくなど、できることは早めに準備するよう心がけてください。

必要な機材を手配する

使用する会議室が決定したら、機材の手配も同時に行っておきましょう。会議室でのテストを早めに行うためです。例えば、インターネットの回線環境や当日に使うパソコンのスペックなどを細かく確認しておきましょう。そうすることで、当日に大きなトラブルに見舞われる可能性が低くなります。

社内で行う場合、他の社員のパソコン使用状況の影響を受けることもあります。事前チェックで問題がなくても、配信中は大容量のデータのやり取りは避けるよう呼び掛けておきましょう

また、照明の効果やマイクの音質をチェックすることも大切です。会議室で行う場合、部屋の電気のみで撮影を行うと画面上では暗く映ってしまうことがよくあります。対処法として、撮影用のライトを用意したり、レフ板代わりの白い紙や布などを顔の下に置いたりといった工夫をしてみてください。どの程度の明るさになるか、実際の開催時間と同じくらいの時間帯で確認してみましょう。

参加者に最後まで興味を持って聞いてもらうためには、マイクの音質も重要です。聞き取りにくいウェビナーは、途中での離脱者を増やしてしまいます。こちらもきちんとテストを行っておきましょう。

このように、社内の会議室を使ってウェビナーを行う場合は、配信環境を整えるための準備をトータルで行う必要があります。

本番当日は会議室周辺は静かにしてもらうよう社内に連絡する

社内の他の従業員に協力をお願いしたいのは、パソコンの使用に関することだけではありません。できるだけ音を立てず、静かにするように伝えておきましょう。

とはいえ、電話への対応などやむを得ず音を出してしまうこともあります。社内の音は、想定しているより意外とウェビナー配信の中に雑音として混じってしまいます。これが、聞き取りにくさの原因になることもあるでしょう。

社内でウェビナーを行う際は、社内外の人たちからの協力も重要な役割を果たすのです

ウェビナーのスタジオ手配の手順<社外スタジオ編>

次に、社外のスタジオを利用した場合の手配の流れについて見ていきましょう。スタジオをレンタルする場合は、移動する必要があります。しかしながら、必要な機材や配信環境などの手配に労力がかかりません。

予約をすれば、必要なものはすべて揃っているので、理想的な環境でウェビナーを開催することができるでしょう。では、具体的な段取りを解説していきます。

会場参加枠に応じて収容人数の合う会場を探す

レンタルスタジオを予約する場合は、部屋の収容人数を考えて決めることが大切です。これは、オフラインのセミナーを開催しつつ、その様子をウェビナーで配信する場合になります。配信のみのウェビナーを行う場合は、収容人数は考える必要がありません。

オフラインのセミナーを行う場合は、大小さまざまな貸し会議室やレンタルスタジオの用意がある会社で最適なサイズの部屋を選択するようにしましょう。セミナーの途中で実技などを行う予定があれば、やや広めのスペースを用意するなど考慮するようにしてください

スタジオで借りられる機材やサービスを確認する

レンタルスタジオを手配すれば、ウェビナーに必要なカメラやマイク、照明などの機材やネットワーク環境、サービスはひと通り揃っているものです。しかしながら、中にはレンタルできないものや受けることができないサービスがあります。

ウェビナーのコンテンツによっては、講師でなければ用意が難しいものもあるでしょう。事前に希望を伝えて、スタジオでの用意が難しい場合は別途手配を行うようにしましょう。

担当者全員がたどり着けるように事前に場所を知らせておく

レンタルスタジオの手配でアクセスの良さも重要です。ネットワーク環境や機材、サービスなどが揃っていても、自社からあまりにも遠い場所では不便です。講師など外部のスタッフのアクセスしやすさも考慮してください。

できれば、説明しやすい場所にあるスタジオがベストです。ウェビナーの関係スタッフ全員に、前もって詳しく伝えておきましょう。

ウェビナーのスタジオ手配を楽にするならコンサルティングサービスがおすすめ

ウェビナーのスタジオを初心者が手配するのは時間と労力がかかります。ですから、ウェビナーに不慣れな場合はコンサルティングサービスに依頼しましょう。経験豊富なコンサルティングサービスなら、スムーズに最適なスタジオを手配してもらうことができるでしょう。

コンサルティングサービスを行っている会社は、レンタルスタジオの用意があるところも多いものです。この項目では、スタジオの手配を中心にみたコンサルティングサービスの役割やサービスの内容について、具体的なコンサルティングサービスの会社を挙げながら説明していきます。

早速確認していきましょう。

ウェビナーのコンサルティングサービスは何をしてくれるの?

ウェビナーのコンサルティングサービスでは、ウェビナーに関わる業務を総合的に支援してもらえます。例えば、自社に適したコンテンツ内容のアドバイスから、目標達成のための戦略の提案、ツールの選定、集客方法のアドバイス、開催当日のサポート、開催後のフォローといったことです。

もちろん、自社に合ったスタジオの手配も行ってもらえます。自社内の会議室で行う場合は、専門のスタッフによって最適な環境で配信ができるように設定してもらえるでしょう。

ウェビナー開催が初めての場合、自社のスタッフだけで全てを滞りなく完遂するのは難易度が高いものです。運営がうまくいかず、クオリティの低いウェビナーになってしまうと、会社のイメージに傷をつけてしまうかもしれません。多くの経験を持った専門のコンサルティングサービスが有効なのです。

おすすめのウェビナーコンサルティングサービス

では、コンサルティングサービスの中で具体的にはどのようにスタジオ手配を行うのでしょうか?各社それぞれ強みが異なるため、スタジオの手配の仕方も異なります。

豊富なスタジオ設備の用意があるコンサルティングサービス会社もあれば、自社会議室での開催をサポートしてもらえる会社もあるのです。

ここでは、厳選した3社のコンサルティングサービスの例を挙げて解説していきますので、参考にしてみてください。

ネクプロトータルウェビナーパック

ネクプロトータルウェビナーパックでは、初心者でも使いやすい独自の配信ツールによるコンサルティングサービスを行っています。ウェビナーの開催から管理まで、トータルで対応が可能です。どのような環境でも安定した配信ができるようにサポートしてもらえるでしょう

スタジオの手配についても、自社のウェビナー開催目的や目標、予定しているコンテンツなどを丁寧にヒアリングした上で、最適な場所の提案が期待できます。

配信当日にも専門スタッフがスタジオに立ち会って、サポート支援を行います。初めてでもクオリティの高いウェビナーの配信を行うことができるでしょう。

>>ネクプロトータルウェビナーパックの詳細をチェックする<<

TKPテレビ会議ネットのパッケージプラン

全国に多数の貸し会議室を所有しているTKPのコンサルティングサービスでは、会場費用が不要です。その上、会場に行くだけでウェビナーに必要な配信環境がすべて整っています。 

例えばテレビ会議は、コンパクトなものから本格的なものまで、TKPの施設を利用することで気軽に行うことができるでしょう。

また、必要に応じて配信スタジオを利用したプランの用意もあります。複数の会場をつないで配信を行うことも可能です。機材などの設定の他、経験豊富な専門スタッフによるサポートも万全です。

株主総会など、大人数が対象になるウェビナーにも対応できます。コロナ禍では、ハイブリッド型バーチャル株主総会も注目されています。これは、従来型の株主総会にオンラインでの参加者を加えたものです。

このように、需要に応じてさまざまなタイプの配信環境を用意できることがTKPの特徴です。

東京セミナースタジオのzoomウェビナー配信代行

東京セミナースタジオは、創業14年、制作・動画配信1万タイトル超えという実績に基づいた専門スタッフによる、丁寧なサポートに定評があります。

自社には仕様の異なるスタジオが用意されています。仕様はニーズによって選ぶことができ、どのスタジオも配信に最適な環境が整えられています。さらに、経験と実績が豊富な常駐スタッフによるサポートも受けられるので安心です。

また、配信ツールに選ばれることが多いzoomウェビナーに特化した、配信代行のプランもあります。アカウントの運用から台本の用意、セミナー終了後の投票機能、アンケートURLの設定まできめ細かい支援によって、成功に導いてもらえるでしょう。

ウェビナーのスタジオ手配は簡単!最適な場所で配信しましょう

初めてのウェビナーでも、コンサルティングサービスにサポートを依頼することで、スムーズに最適な配信場所を手配することができます。これまでの実績により、自社の目的や目標を達成するためにはどのようなスタジオを利用するのが最適か、見極めることができるからです。

配信場所をどこに設定するかは、ウェビナーの成否に大きく影響します。ウェビナーに不慣れな担当者が、自社の会議室や、料金や評判だけで決めたレンタルスタジオを安易に手配してしまうのは危険なのです。

トラブルをできるだけ避けて安定した環境で配信を行うためには、さまざまな条件や機材、ネットワーク環境が必要です。

ウェビナーの初心者はコンサルティングサービスに最適な場所選びを相談することからはじめましょう。

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