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webセミナーシステムを導入する際に気をつけたい3つのこと

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オンライン上でセミナーを開催できる、「webセミナーシステム」をご存知でしょうか。

従来のオフラインセミナーに比べ、「会場利用料カット」、「交通費がかからないため、集客アップが期待できる」というメリットがあります。

 

便利に使えば、非常にお得なwebセミナー。

ですが、webセミナーシステムを導入する際には気を付けなければいけないポイントがあります。

ポイントを外すと、webセミナーがお得ではなくなってしまうことも。

 

今回は、そんな「webセミナーシステムを導入する際に気をつけたい3つのこと」をご説明します。

注意ポイントを読んでいただき、webセミナーシステムをお得に導入してくださいね。

 

webセミナーとは

webセミナーとは、「web上で開催するオンラインセミナー」のことです。

海外ではウェビナーと呼ばれていて、日本では一般的にwebセミナーとよばれています。

webセミナーシステムとは、webセミナーを開催するためのシステムを指します。

 

webセミナーには

  • 会場利用料のコストカット
  • 資料印刷費&手間カット
  • 開催者の会場までの交通費&移動時間カット
  • どこででも参加できるので、遠方で参加を断念していた分の集客アップが期待できる

といった、さまざまなメリットがあります。

 

webセミナーシステムのメリットとデメリット

webセミナーはコストカットにつながってとてもお得です。

一方、webセミナーならではのデメリットもあるので、メリット・デメリットをよく理解してからwebセミナーシステムを導入することをおすすめします。

 

webセミナーのメリット

  • 会場利用費のカット
  • どこででもセミナー参加ができるので、遠方で参加を断念していた分の集客アップが期待できる
  • セミナー資料印刷費&手間カット
  • 開催側の会場移動費カット、移動時間の効率化

など、費用の面だけではない、収益アップのメリットがあります。

 

webセミナーのデメリット

  • web環境がないと参加できない
  • 参加者の顔が見えないため、理解度などを把握しにくい

 

webセミナーの前提として、参加者にweb環境、パソコンやスマホなどの端末がない場合は、webセミナーに参加できないので注意しましょう。

 

また、web上でのセミナーであるため、参加者の顔を見ることができません。

リアルタイム配信でも、チャットなどの機能を付ければ参加者とコミュニケーションが取れるので、機能がしっかりついたものを選ぶ必要があります

 

webセミナーシステムの導入の流れ

webセミナーを開催するための、webセミナーシステムの導入のおおまかな流れをご説明します。

 

開催するセミナーについて明確にする

各社から発売されているwebセミナーシステムを選ぶ前に、「開催したいセミナーを明確にしましょう。

 

【明確にするポイント】

  • 開催頻度
  • 集客人数
  • 配信時間
  • 配信内容

これらを明確にすると、どのwebセミナーシステムが最適なのかがわかってきます。

 

開催頻度

開催頻度によってお得なものが変わってきます。

「単発の大型セミナーを開催したい」

「週に2回、午前中に営業用セミナーを開催したい」

と言ったように、開催頻度を具体的にしましょう。

 

集客人数

webセミナーシステムには、参加できる人数に上限があります。

開催したいwebセミナーの参加者が何人見込めるのかを調べましょう。

 

配信時間

同じように、配信時間もwebセミナーシステムによって上限があります。

集客人数と合わせて明確にしておきたい点です。

 

配信内容

webセミナーで配信したい内容によって、選ぶwebセミナーシステムは変わってきます。

 

webセミナーには、

  1. リアルタイム配信 ……生放送でセミナーを配信する ⇒「例)毎月一度、社内訓示を各支社に生放送したい」
  2. 録画配信……既に録画してあるセミナーを配信する ⇒「例)過去の社内向けセミナーの録画を社員が見れるようにしたい」

の、2種類があります。

 

このように、配信内容によって向いている配信システムは変わります。

webセミナーシステムによっては、②の録画配信機能がない場合もあるため、使いたい場合は注意しましょう。

 

webセミナーシステムの資料を取り寄せる

開催したいwebセミナーを明確にしたら、金額や細かい仕様を確認したいですね。

webセミナーシステムは各社が商品紹介資料を用意しているため、比較検討するために、取り寄せをしましょう。

資料の段階では料金は発生しませんので、気軽に利用できます。

 

また導入事例を配布しているwebセミナーシステムもあります。

実際のユーザーの感想やwebセミナーシステム導入の成果を確かめることができます。

ぜひチェックしてみましょう。

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開催するセミナーに合う条件のシステムに絞る

3-1で明確にした、4つのポイントを思い出しながら、開催するwebセミナーに合う条件のシステムに絞りましょう。

 

できれば、チャット機能などオプション機能をつけたい場合、最初から料金内に含まれているプランを選ぶと節約になります。

 

絞ったシステムをデモ版で比較する

次に、絞ったシステムをデモ版で利用して比較するのがおすすめです。

各社無料でデモ版を出していることが多いため、使用感を確かめられるお得なデモ版をぜひ利用しましょう。

 

  • 操作方法が難しすぎないか
  • オプション機能は充分か
  • 配信環境は安定しているか
  • 参加者人数は充分か
  • リアルタイム配信にサポートスタッフが必要かどうか

などに注意してデモ版を使用してみてください。

 

システムを決定して契約する

デモ版で使用感に満足ができるものが見つかったら、いよいよ契約となります。

ですが、webセミナーシステムを導入する際には、確認すべきポイントが3つあります。

導入した後に、後悔しないためにも、ぜひチェックしましょう。

それでは、注意点をご説明します。

 

webセミナーシステムを導入する際の注意点

導入する前に、

  1. オフラインセミナーよりもwebセミナーであるべきかを検討する
  2. 配信環境を用意できるか確認する
  3. 状況が変わったときに対応ができるか確認する

と言った点を確認する必要があります。

 

オフラインセミナーよりもwebセミナーであるべきかを検討する

大前提ですが、オフラインセミナーからwebセミナーに切り替えた際、本当にお得なのかどうか確認しましょう。

 

月に一度、支店長の定例オフラインセミナーをしていたが、webセミナーに移行したい

という場合は、導入によるコストカットは、

  • 会場利用料
  • 開催者、参加者の交通費、交通時間の労働費
  • 資料印刷料

などが予想されます。

先ほどリサーチしたwebセミナーシステムの費用が、導入によるコストカットよりも上回らないものを選びましょう。

 

また、オフラインセミナーをwebセミナーに切り替える場合、参加者にweb環境がないと、参加ができなくなってしまいます。

今までのオフラインセミナーの参加者が、web環境を持っているか、インターネットを閲覧するスキルがあるかどうか確認してください。

 

オフラインセミナーの方が参加のハードルが低く、webセミナーに切り替えたことで参加率が下がってしまうようであれば、わざわざwebセミナーシステムを導入する意味がありません。

 

配信環境を用意できるか確認する

webセミナーには、配信するためのカメラなどの機材、配信する部屋といった、配信環境を用意する必要があります。

配信環境を用意できない場合は、配信ルームをレンタルできるwebセミナーシステムを選んでみてください。

 

状況が変わったときに対応ができるか確認する

webセミナーを開催した後、参加者人数が想定より少なかった場合、より上限の少ないプランへ変更できたらお得ですよね。

逆に参加希望者が想定よりも多く、もっと対応人数の多いプランに変えたいという場合もあるでしょう。

 

使い始めて、やっぱりプラン内容を変更したい、と思ったとき、変更できなかったら困ってしまいます。

そんなことを防ぐために、選んだwebセミナーシステムが、プラン内容を変更できるかどうか、事前に確認するのが安全です。

 

おすすめのwebセミナーシステム

最後に、参考としておすすめのwebセミナーシステムをご紹介します。

機能を比較してみるのはいかがでしょうか。

 

ネクプロ

ネクプロは「オフラインセミナーとの並行管理機能」と、「豊富なオプション・サポート機能」が魅力のwebセミナーシステムです。

 

すでに多くの企業や教育機関などの団体で利用されているようで、導入企業の中には皆さんがご存知の企業や大学も含まれているようです。

マイナビ社のネクプロ活用事例は記事にもなっているので、使用感や機能面なども参考になると思います。

参考記事:
ウェビナーとは?マーケティングで今注目のネクプロを試してみた

 

<おすすめのポイント>

  • 配信前後のサポート機能が充実、初心者も安心
  • オフラインセミナーとの並行管理ができる
  • PDF資料や動画等のコンテンツを随時ユーザーに公開できる

 

セミナーの企画、集客といった事前準備や、配信後のアンケート分析など、標準機能が豊富です。

導入に不安がある方も安心して使えますよ。

「オフラインセミナーとの並行管理機能」は、オフラインセミナーからの移行や同時管理ができる珍しいシステムです。

オフラインセミナーを既に実施していて、webセミナー導入を迷っている方には是非おすすめしたいwebセミナーシステムです。

 

<標準機能>

  • チャット機能
  • チャット、アンケート内容分析
  • 受講者管理
  • 配信時同行サービス
  • スタジオ利用
  • 録画機能
  • 申込管理
  • 履歴管理
  • 動画配信
  • 資料配信

 

<金額>

ライトプラン:月額5,000~

スタンダードプラン・プレミアムプラン:月額48,000円~

 

こんな人におすすめ
  • webセミナーを初めて導入する
  • webセミナー以外に資料や動画などのコンテンツ配信機能が欲しい
  • オフラインセミナーを実施済みでwebセミナーに移行したい

 

デモ版があるので導入前に使ってみることも可能です。

気になる方はぜひ利用してみてください。

 

>>ネクプロの詳細をチェックする<<

 

ネクプロなら実際にウェビナーを体験しながら製品詳細をチェックできます。

ウェビナーを視聴しながら営業担当者とチャットで質疑応答ができるので、疑問や不安を解消することもできます!

ウェビナー体験&製品詳細チェックはこちら

 

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V-cube(ブイキューブ)

V-cube(ブイキューブ)は「web会議クラウド市場10年連続シェアNO.1」。

Webセミナーの分野でも、確かな実績を元に、充実の機能や堅固なセキュリティのwebセミナーシステムを販売しています。

 

<おすすめのポイント>

  • 専門スタジオでの配信ができる
  • 配信セキュリティが堅固で安心
  • オプション機能を希望に合わせて柔軟にカスタマイズ可能

 

V-cube(ブイキューブ)は配信のための機材、スペースがない場合でも安心してください。

機材や専門スタッフなど配信環境万全の「専用スタジオ」が使用できます。

その他、オプション機能は必要に応じてカスタマイズしてくれるのが魅力。

他のwebセミナーシステムのオプションでは満足できなかった場合も、V-cube(ブイキューブ)なら安心です。

 

<機能>

  • チャット機能
  • アンケート機能
  • セミナー資料アップデート
  • 24時間365日サポート
  • Office 365 連携
  • 配信時同行サービス
  • その他必要に応じた独自カスタマイズ可能

 

<金額>

都度見積もり

 

こんな人におすすめ
  • 専用スタジオを使って配信がしたい
  • 配信のセキュリティが万全のものを探している
  • 希望に沿ってオプション機能をカスタマイズしたい

 

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GigaCast(ギガキャスト)

GigaCast(ギガキャスト)は、「使用頻度に応じたお得なプラン」がいくつも用意されているのが魅力のwebセミナーシステムです。

「単発のwebセミナー」や、「週の開催回数が多い」という場合にも、お得なプランがそれぞれ用意されています。

 

<おすすめのポイント>

  • 開催頻度ごとの豊富なプラン設定
  • チャットや質問(YES/NO機能)など参加者とのコミュニケーション機能が豊富

 

さまざまな開催頻度に合わせた豊富なプランが用意されています。

では、順番に見ていきましょう。

 

①プリペイド制 ……ポイントを購入し、利用量に応じて消費するプラン

⇒「月・年に数回しか開催しない」人におすすめ

 

②月額固定ポイント制

⇒「開催時間が未定で、毎月セミナーを開催する」人におすすめ

 

③月額固定(時間帯指定プラン)※指定時間帯を選べ、時間内なら週に何度でも開催可能

⇒「開催時間は固定で、開催頻度が高い」人におすすめ

 

④ワンショット利用……6000人まで参加上限があるプラン

⇒「大規模webセミナーを年に一度開催する」人におすすめ

 

<機能>

  • チャット機能
  • 個別質問機能
  • アンケート機能
  • セミナー資料アップロード
  • ライブ配信支援
  • アンケート内容分析
  • 録画機能
  • YES/NOボタン

 

<金額>

 

こんな人におすすめ
  • webセミナー開催回数に応じてお得なプランを選びたい
  • リアルタイム配信時の参加者とのコミュニケーション機能が豊富なものをさがしている

 

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webセミナーシステムを導入するならポイントを必ず押さえて!

webセミナーシステムを導入する際に気を付けたいポイントをまとめます。

 

webセミナーシステムの導入には、

  1. 開催したいwebセミナーを明確にする
  2. webセミナーシステムの資料を取り寄せる
  3. 絞ったシステムのデモ版で比較する
  4. システムを決定して契約する

という流れで行います。

 

導入する際の注意点は

  1. オフラインセミナーよりもwebセミナーであるべきかを検討する
  2. 配信環境を用意できるか確認する
  3. 状況が変わったときに対応できるか確認する

といったことに注意しましょう。

 

さまざまな機能、配信サポートが利用できるおすすめwebセミナーシステムは

  • ネクプロ
  • V-cube(ブイキューブ)
  • GigaCast(ギガキャスト)

の3つです。

特にwebセミナーシステムを初めて導入したいという方は、標準機能が充実したネクプロがおすすめです。

ご自身の開催したいwebセミナーにぴったりなwebセミナーシステムを導入し、快適に、お得にご利用ください。

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