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緊急事態宣言でセミナーが中止・延期になったらウェビナーを活用しよう

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新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、全国的に室内で複数人が集まる行為や各種施設の営業などが自粛されており、緊急事態宣言を受けてさらに自粛の勢いが増しました。

コロナウイルスの影響を受けているものの中にセミナーの開催があります。

セミナーは密室に人が集まり、話しを聞くため現状は「危険」とも言える行為であり、開催中止・延期となるケースも珍しくありません。

緊急事態宣言が解除されても、すぐには以前のように大規模なセミナーを開催することは推奨されず、当分この自粛の波は続いていくものとなります。

さらに緊急事態宣言が再度出される可能性も高く、セミナーの開催が困難な状況となっています。

 

セミナーが開催できなくなった場合の対応策は複数考えられますが、何よりもおすすめできる手段が「ウェビナー」です。

オンライン上でセミナーを行うウェビナーならば感染を拡大させる心配もありません。

この記事では、緊急事態宣言下や解除後のウェビナー開催をおすすめする理由や、配信を成功させるポイント、おすすめのウェビナーツールなどをご紹介していきます。

 

緊急事態宣言でセミナーが中止・延期になった場合の対応策

主な対応策は3種類あります。

緊急事態宣言が解除されてしばらく経ってからから開催するという低コストながら不安定な方法、資料だけ参加予定者に送付するという感染拡大防止に効果的ながらセミナーの内容を十分に伝えづらい方法、そしてウェビナーを利用するというあまり一般的ではなくとも高い効果を見込める方法です。

3種類の対応策について以下で詳しく解説します。

 

緊急事態宣言の解除後に日時を変更する

緊急事態宣言でセミナーが開催できないならば宣言が解除されるまで待てば良いという最も基本的な手段です。

緊急事態宣言の解除後、夏・秋頃にセミナー開催日時を変更すれば開催できる可能性があります。

しかし、これはあくまで順当にコロナ禍が収束した場合です。

新型コロナの感染者数が減りつつあるとはいえ、宣言解除後でも開催できない可能性はまだ十分にあります。

解除されたとしても当面は各種施設の利用に制限がかかる場合もあるため、会場の予約・利用に支障が出るかもしれません

 

そして、緊急事態宣言が解除されても新型コロナウイルスが消えたわけではなく、宣言解除後に感染が再び拡大し再度緊急事態宣言となる可能性もゼロではありません

そのため、宣言が解除されても当分の間、場合によっては今年いっぱいは感染を恐れて室内でのセミナーに参加したがらない人が増えると予想されます。

宣言解除後に変更するという案は簡単に行えてコストもかかりませんが、総合的にはあまり良い案とは言えません。

 

PDF資料など内容をテキストにして配布する

セミナーで使う予定だった資料を参加予定者に配布する手段もあります。

配布資料やプロジェクターに映すデータなどを参加予定者に配ってしまえば、最低限セミナーの内容を伝えることはできます。

口頭での解説を前提にして資料だけでは分かりづらい作りの場合は、配布前に内容の補足を書き加えておくと効果が上がります。

 

デメリットはどうしても内容が分かりづらくなる点です。

セミナーの資料は基本的に文面の内容と口頭の説明を同時に使って理解するように作られており、資料だけで完全に理解できる構造になっていることは多くありません。

そのため、配布前に補足を加えたとしても実際に口頭で話す場合より完成度が低くなりやすく、補足に凝り過ぎると資料作成に必要以上に時間がかかってしまいます。

さらに、紙の資料を送る場合は、参加予定者が大人数いると送付のために手間も費用もかかります

 

ウェビナーで配信する

「ウェビナー」と呼ばれるサービスを活用する方法もあります。

ウェビナー(webinar)はウェブ(web)とセミナー(seminar)を掛け合わせた言葉で、ウェブ上でセミナーを行うことを指します。

現在は多くの企業などでテレワークが実施されて会議もオンライン上で行っているケースが多く見られますが、オンライン会議と同様にオンライン上で行うセミナーを特にウェビナーと呼びます。

 

ウェビナーには、主にリアルタイムでの配信と録画してからの配信があります。

リアルタイム配信は参加者がセミナー開催中に質問できることや、通常の会場開催同様予定を割いてでも参加したいと考える熱心な人が多く参加することなどのメリットがあります。

一方、録画配信はいつでも録画を見返して容易に復習できることや。予定を合わせる必要がないため気軽に参加できて多くの集客が見込めることなどがメリットです。

 

断然おすすめなのはウェビナー。なぜなら

ここまで、緊急事態宣言によるセミナー延期・中止への対応策を3つご紹介しました。

これらの中で1番のおすすめはウェビナーの利用です。

ウェビナーの利用をおすすめする理由を、大きく4つに分けて以下で詳しく紹介します。

 

会場開催型セミナーと同じ情報量で伝えられるから

ウェビナーは会場で開催する通常のセミナーとほぼ同じ量の情報を参加者に伝えられます。

ウェビナーと通常のセミナーの違いは開催場所がオンライン上か現実の会場かの違いだけで、参加者が配られた資料を見つつ講師の話を聞き、疑問点があれば聞くという流れに差はありません。

情報量を落とさず防疫上の安全性も守れるウェビナーは、緊急事態宣言下や宣言解除後にも適した手法です。

 

参加者の反応をチェックしやすいから

ウェビナーには参加者からの反応や感想をチェックしやすい利点があります。

ウェビナーツールには、チャットを使いリアルタイムで主催者と参加者が話し合えるものがあり、質問や発言をリアルタイムで行えます。

会場開催型のセミナーでは、会場と席によって主催者と参加者の間に距離がある場合もあります。

遠くの席からでは講義も質問も理解しづらいこと、質問者が大声で発言できず疑問点をそのままにしてしまう可能性があることなどにより、距離を問わず気軽に発言できるチャットと比べて積極的な意思疎通ができないことも少なくありません

 

チャットだけでなくアンケート機能も多くのウェビナーツールに備わっています。

進行速度が適切か、内容が分かりやすかったかなど、随所でアンケートを使い参加者の意見を聞くことができます。

ツールではアンケート結果を即座に集計できるため、一般的な紙のアンケートと異なり意見をその場で反映可能です。

 

会場開催型セミナーに比べて低コスト・高集客力

ウェビナーは、会場で開催する通常のセミナーよりも安く、多くの参加者を集めることが可能です。

会場開催型セミナーでは、会場をレンタルするにもコストがかかりますし、受付や設営のための人件費もかかります。

また、参加者が会場に行くにも交通費がかかるというデメリットもあり、会場まで赴く必要があるセミナーへの参加はハードルが高くなります。

そのため参加者数が集まらないというリスクも発生しやすいのです。

 

一方、ウェビナーの場合、オンライン上で開催するため会場を借りる必要がありません。

開催にあたって必要な人員も少なくなるので、会場開催型に比べて大幅なコストダウンが可能です。

参加者も、家にいながら参加できるウェビナーに対しては参加へのハードルが下がり、参加人数の増加を見込めます

 

緊急事態宣言解除後も引き続き実施できるから

ウェビナーは緊急事態宣言中の暫定処置に留まらず、宣言解除後も継続して積極的に利用できるサービスです。

元々ウェビナーは新型コロナの流行以前から日本でも知名度を高めてきており、アメリカではマーケティングの手法の1つとして積極的に活用されています

緊急事態宣言によりオンライン環境の利用者が増えたことで、ウェビナーの利用者もさらに増加するとみられます。

多くの人がウェビナーを利用できる環境が整えば、セミナー主催者側もウェビナー開催の割合を増やせるので、さらにウェビナー利用率が増えるでしょう。

 

緊急事態宣言中、解除後のウェビナー配信のポイント

予定していたセミナーをウェビナーでの開催に切り替える場合には、3つの注意事項があります。

この章では、ウェビナー配信のポイントを詳しく説明します。

 

参加者にウェビナーで配信することを周知する

会場で開くセミナーからウェビナーでの開催に変更する場合、申し込んでいる参加予定者に対してウェビナーに変更する旨を必ず伝えましょう。

上手く伝達できていないと参加者が当日に元々予定していた会場に向かってしまったり、中止だと勘違いしてしまったり、余計に外出させる手間やリスクを負わせてしまいます。

主催者に対する印象も悪化してその後のセミナー開催に悪影響が出る可能性も否定できません。

 

また、ウェビナーへの変更連絡は、参加予定者がウェビナーに参加する環境作りの準備のためにも重要です。

ウェビナーに参加するためにはインターネット環境が必要であり、インターネットにつながっていない、あるいは回線が弱いなどの理由でウェビナーに参加できない事態も生じます。

さらに、参加自体はできても音が聞こえない、チャットの使い方が分からないなどのトラブルが発生する可能性もあるでしょう。

ウェビナー参加にかかるさまざまな問題を、事前に参加予定者が解決できるように早くからウェビナーでの開催を伝えて、さらに可能ならば、環境構築のために質問を受け付けると参加予定者からの心象も良くなります

 

録画を配信する形式の方が運営が簡単

ウェビナーは画面を挟んで直接主催者と参加者が話し合うリアルタイム形式と、主催者が事前に撮影したセミナー動画を投稿して参加者がその動画を観る録画形式に分かれます。

どちらも長短ありますが、録画形式の方が簡単に運営できます。

録画形式は動画を撮影・編集してから公開するため、スライドショーや再現VTRなどを使って非常に理解しやすい構成のセミナー動画を作れます

録画形式のデメリットとして、参加者がセミナーの内容を多少理解しづらくなるというものがあります。

リアルタイム形式であれば参加者の質問にその場で受け答えできるため、参加者の理解度合いが高まりますが、録画の場合は動画を観た後の参加者から寄せられる質問に別途応える形になってしまうためです。

しかし、特にウェビナーの利用経験が浅い場合にはリアルタイム形式で完成度の高いセミナーを開くことは容易でないため、経験を積む意味でもまずは録画形式を採用することをおすすめします。

 

ウェビナー終了後にしっかり参加者をフォローする

ウェビナーを開催する際には、配信終了後に参加者宛てのメールを送るなどフォローをする必要があります。

会場で開くセミナーの場合、セミナーが終わってから参加者が残って、参加者同士で話し合ったり主催者に質問したりする時間があります。

一方、ウェビナーでは終了と同時にチャットも切れてしまい、終了後に質問を受付けて参加者の疑問点を解消できないため、参加者が十分に内容を理解できずに終わってしまいます。

このような問題を解決するため、ウェビナー終了後に参加者へのフォローが欠かせません。

参加者全員に対して使用した資料やプラスアルファの情報を添えたお礼のメールを送り、その後も連絡を歓迎する旨を記載しておくと効果的です。

配信していた内容もかいつまんで説明すればさらに親切です。

 

緊急事態宣言でセミナーが中止・延期になったときに使いたいウェビナーツール

この章では、数あるウェビナーツールの中から特におすすめできる3種類をご紹介します。

 

ネクプロ

「ネクプロ」はセミナーやイベントの効果を最大化することを重視するウェビナーツールです。

大きな特徴はオンライン上のウェビナーと会場でのセミナーの同時開催が可能な点です。

両方で同時にセミナーを開くことで非常に多くの参加者が見込めて、両者を一体的に管理して効率化も図れます。

緊急事態宣言が解除し順調にコロナが収束に向かった後でも、活用しやすいツールといえるでしょう。

オンライン・会場同時開催以外にも多くの機能があります。

顧客情報管理機能や申し込みフォーム設置機能、分析機能など、多彩な機能で企業の営業活動を協力に支援します。

もちろん、会員に録画したセミナー映像を配信したり、アンケートを実施したりというウェビナーツールに欠かせない機能も当然備えています。

 

ネクプロは、これまでに電子計測器メーカーや医療機器メーカーなど、複数のグローバル企業で採用されており、料金は月額5千円~利用可能です。

 

▼導入企業例

>>ネクプロの詳細をチェックする<<

 

ネクプロなら実際にウェビナー・webセミナーを体験しながら製品詳細をチェックできます。

ウェビナー・webセミナーを視聴しながら営業担当者とチャットで質疑応答ができるので、疑問や不安を解消することもできます!

ウェビナー体験&製品詳細チェックはこちら

 

導入事例もダウンロードして見ることができるので、ぜひチェックしてみてください。

◆◇◆ウェビナー成功導入事例集のダウンロードはこちら◆◇◆

 

wellcast(ウェルキャスト)

selfree社が提供する「wellcast(ウェルキャスト)」は、顧客を育てる視点で開発されたウェビナーツールです。

インストール不要で簡単に利用できる点が大きな特徴です。

URLをクリックするだけで利用できるため事前に準備する手間が少なく、参加ハードルが非常に低くなり多くの参加者を期待できます

機能も配信者の画面を参加者に共有する機能や、csvファイルを使って参加者情報をダウンロードできる機能などさまざまなものがあり、他サービスとの連携も可能で多方面に役立ちます。

 

料金は基本料金が月額800円で、配信・チャットなどを使う量に応じて追加される従量課金方式です。

実施するセミナーの規模に応じて安く済ませることもできます。

 

GigaCast(ギガキャスト)

ロゴスウェア社が提供する「GigaCast(ギガキャスト)」は、本格的な性能と手ごろな価格を両立したウェビナーツールです。

セミナーの告知や事前準備、参加者の出欠確認やアンケートの実施・集計を全てGigaCast(ギガキャスト)内で行えるため、初心者でも安心してウェビナーへ移行できるでしょう。

オプションでシステムの設定や登録を代行してくれるサービスもあります。

 

料金は月額と単体で異なります。月額は月に5時間、25人までで9,800円、単体はプリペイド方式で4万円から購入できます。

 

緊急事態宣言でセミナーが中止・延期になったらウェビナーを活用しよう

緊急事態宣言中や解除後におけるウェビナーを使ったセミナー開催と、おすすめするウェビナーツールについてご紹介しました。

室内で複数人が集まるセミナーは、現在新型コロナ感染拡大を防止するために開催が難しい状況です。

そのため開催日時を遅らせる、使用予定だった資料を参加予定者に送るなどの対応策がありますが、中でもウェビナーの利用が最も有効な手段です。

ウェビナーは会場で開く通常のセミナーと同等の情報量を低コストで発信できて、質問・意見の募集も容易に行えます。

ウェビナーツールにはさまざまな種類があるため、それぞれの特徴を考えて自社に最適なものを選びましょう。

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「ウェビナーを始めてみたい!」
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そのような方に向けてウェビナーツールの比較を行いました。

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