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テレワークで研修が中止・延期になったときに取るべき対応

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入社して1番始めに実施されることが多い「社内研修」。

業務内容を覚え、短期間で知識やスキルを一定水準まで高めるのには欠かせないものです。

研修合宿や社内での研修、研修施設での特別研修など、その方法にはさまざまな種類があります。

近年では、IT技術やツールの発達によって、ウェブを通してリモートで研修を行うケースも増えてきたようです。

一見すると、デメリットが多く内容が伝わりにくいように思えるリモートでの研修ですが、資料の迅速な共有やツールの各種機能を上手に利用することで効率的に研修を進められるようになります。

 

とはいえ、災害や緊急性が高いトラブルによって研修が中止、または延期になるケースもあります。

今回は全社テレワーク化により研修が中止・延期になったケースにおいて、どのような対応を取り、どの手法でクリアするのがおすすめなのか具体的にご紹介します。

現在、研修業務が一時中断している企業や次年度の研修にあたって見直しを図っている方は必見です。

 

テレワークで研修が中止・延期になったときに取るべき対応

予期せぬトラブルや環境の変化によって、研修が中止になったり、延期になったりするケースも少なくありません。

特に新型コロナウイルスの感染拡大は、ありとあらゆる企業活動に影響をもたらしました。

研修業務も多分に漏れず、テレワークになるため一時的に中断している会社も多いでしょう。

また、企業の中には研修を諦めるケースもあるでしょう。

 

しかし、研修業務は非常に大切な役割を持つものです。

社内研修は社内イベントや交流行事といったものではなく、長期的な視点で会社の利益を生み出し、業務リスクを最小限に抑えるための人材投資でもあります。

そのため、社内研修そのものは遅れてでもしっかりと行うに越したことはありません。

 

業界・業態として、止むを得ず研修を中止するケースもあるかもしれませんが、まずは研修と中止にあたっていくつかのポイントを考慮するようにしてみましょう。

分散での開催や時間を短縮しての開催、リモート開催や衛生面に配慮しての開催など、課題となる点をきちんとクリアしていれば通常通り行える場合もあります

そのため、まずはテレワーク化により研修が中断したり延期になったりした場合には、何か別の方法で社内研修を実現できないか社内で相談して決めるようにしましょう。

 

では、ここからはテレワーク化により研修を中止・延期した場合に具体的にどのような具体策があるのか、項目別にご紹介します。

 

日程を再調整する

1つ目は日程を再調整するパターンです。

2020年5月現在では、新型コロナウイルスの感染拡大の懸念もあるため、入社時期や研修時期を遅らせる企業も多いようです。

新たな日程が決まり次第、早めに社員に伝えるようにしましょう。

 

また、延期をして日程を再調整するうえで大切なのが、空白の期間が生まれても社員を放置せず、その間も積極的なコミュニケーションを取ることです。

新入社員という不安の大きい立場の中で、何も情報が入ってこないとさらに不安が募り、会社に対してネガティブなイメージを与えてしまう恐れもあります。

メールやWebシステムを使って企業側から積極的な情報発信を行うなど、業務開始までの準備期間としてポジティブなコミュニケーションを取るよう心掛けましょう。

 

教材配布で対応する

2つ目は教材を配布して、自習ないしは遠隔で研修対応をするパターンです。

教材配布で対応する場合に大切なのは「網羅性と到達度が高い教材を配布すること」と「後でフォローのフローを組み込むこと」です。

対面での研修や実務を伴う研修と異なり、教材での代替では情報が抜け落ちてしまいがちです。

そのため、基本的な細かなことから研修で目指す最終到達点までの情報が網羅的に記載されている教材であることが重要です。

また、基礎的な内容はもちろん、効果測定ができるテストや能力の定着率が確認できる作りになっているものを使うようにしましょう。

 

ウェビナーを活用する

3つ目はウェビナーで対処する方法です。

ウェビナーによる研修では、対面で研修をするのとほぼ同様の対応を取ることができます

資料共有やダウンロードなども容易なので、場合によっては対面で研修をするより理解度が向上するでしょう。

近年は複数支社にまたがる研修をウェビナーで行ったり、企業向けのセミナーをWebで実施したりする例も増えています。

また、ウェビナーの活用に慣れておくと、災害時や緊急性の高い状態でも影響を受けにくい利点があります。

 

テレワークで中止・延期になった研修をウェビナーで配信するメリット

ここでは、中止や延期になった研修をウェビナーで配信するメリットについて、項目ごとにまとめてみました。

 

セミナー形式もeラーニング形式にも対応できる

ウェビナーではセミナー形式の研修だけでなく、教材を用いて授業形式で学ぶeラーニングの形式にも対応できます。

従来のeラーニング形式の授業では、字を読んだり、テキストをなぞったりしていくものが一般的でしたが、近年は経験をともなう経験学習型のeラーニングを提供している会社もあります。

例えば、作業のコツや手順を実際に実演するなど動作によって業務を見せることで、より実践的な知識が身に付きやすくなります

 

参加者の受講状況を確認できる

ウェビナーでは参加人数や受講者数などを一目で確認することができます。

参加していないユーザーや未受講のユーザーの特定が容易になるため、管理工数も削減できます

また、ウェビナーツールにはチャット機能が搭載されているものもあるため、参加者にリアルタイムでコミュニケーションを取ることもできます。

従来のように会場で行う研修と違って、講師との物理的な距離や質問への精神的な負荷が減るため、両者とも気軽に状況を確認し合えるでしょう。

 

アンケート機能で理解度を確認できる

多くのウェビナーツールにはアンケート機能が搭載されています。

リアルタイムで質疑応答をしたり、理解度を測るためのテストを行ったり、ウェビナーの最後に満足度を測ったりすることもできます。

対面でのやりとりに比べて、受講者のリアルな意見が反映されやすいため、より本質的な情報を収集できます。

 

受講者にとっても受講しやすい

ウェビナーは物理的な場所を用意する必要がありません。

そのため、「会場後方で声が届きにくい」「資料が見えない」「研修場所までの距離が遠い」といったトラブルが起こる心配もありません

自宅や会社など場所を問わずに参加できるほか、スマートフォンやタブレットを使って参加することも可能です。

受講者側としては交通費がかからず、精神的な負荷も少ないなどのメリットがあるため、ウェビナーは受講者にとっても非常に受講しやすい環境なのです。

 

一度録画しておけば何度でも使える

ウェビナーの内容を録画することで、研修講義用動画として再利用することも可能です。

研修の内容は大きく変わることも少ないため、基本的な内容であれば、1度行ったものを使い続ける方が業務内容の認識に齟齬が生まれにくい利点もあります。

来年以降に活用していくことで、業務・コストを大幅に削減することができます

業務プロセスの変更や細かな修正であれば、録画で基本的な内容についておさらいした後、リアルタイムのウェビナーで補足をするのが効率的でしょう。

 

この他にも、ウェビナーにはまだまだたくさんのメリットがあります。

例えば、準備や運営に手間がかからなかったり、会場費を節約したりすることもできます。

場所や人数の制約なく開催できるため、企業側としてもメリットは大きいでしょう。

 

テレワーク中の研修をウェビナーで配信するときのポイント

ここからはテレワーク中に研修をウェビナーで配信する際のポイントについてご紹介します。

配信の際に気を付けるべきことはいくつかありますが、まずは下記の3点をしっかり押さえましょう。

 

受講者が使いやすいツールを選ぶ

第一に、受講者が使いやすいツールを選ぶことが大切です。

誰でも簡単に参加でき、操作できるように、複雑なログイン方法やアカウントの作成を必要としないツールを選ぶようにしましょう

また、実際に使用するうえでもツールのどの位置に何があり、どう動かすのかが判別できることも重要です。

直感的に使えるUI・UXを備えたツールを選ぶようにしてください。

 

PDF資料などは別途配布する

PDF資料などは前もって別途配布しておくと安心です。

ツールによってはウェビナーツール上で資料を共有できるものもありますが、不具合や使用に不慣れだと資料共有が滞ってしまう可能性も考えられます。

また、事前に資料を共有して目を通してもらうことでセミナーがスムーズに進み、理解度も向上します

そのため、資料の類は前もってメールに添付して配布するか、共有リンクを伝えておきましょう。

 

アンケートを集計してコンテンツの改善に活かす

ウェビナーのアンケート機能を使えば、研修内容のブラッシュアップにも活用できます。

例えば、研修の最後に満足度を確かめるアンケートを取ったり、研修の項目ごとに簡易的なアンケートテストを行ったりすることで理解度を把握できます。

研修の項目別に理解度を測るアンケートを実施し、数値が低い分野に関してはさらに手厚い内容にアップデートをすることで、さらなる質向上が叶うはずです

 

テレワークで研修が中止・延期になったときに使いたいウェビナーツール

ここからはテレワーク中の研修に役立つウェビナーツールを3種類ご紹介します。

それぞれの特徴を把握して、自社にあったツールを導入しましょう。

 

ネクプロ

株式会社ネクプロが提供するウェビナーツール「ネクプロ」です。

利用者は30万人を突破しており、業界を問わずに幅広く使われています。

ネクプロの最大の魅力は何とって言っても効果的な集客力と使いやすい機能が多数搭載されていることです。

研修はもちろん、その他のウェビナーやユーザーサポートツールとしても活用できます。

 

ネクプロにはウェビナー管理機能やアンケート機能、マーケティングに役立つリード管理・ランディングページやフォームの設置機能・キャンペーンマネジメント機能、振り返りに向くレポート機能、録画機能などが搭載されていて、どんなシチュエーションでも柔軟に活用できます。

これらの機能が搭載されているのにも関わらず、料金はミニマムで5,000円~と非常にリーズナブルになっています。

導入コストが高すぎてウェビナーツールを諦めている方でも、ネクプロでは心配ありません。

 

また、ネクプロでは配信機材が必要な場合には選定の手伝いをしてくれたり、配信代行をしてくれたりとサポートサービスが充実しています。

初めてのウェビナーツールの導入で不安な方も安心して使えるようになっています

無料のデモ体験もできるため、気になる方は公式HPで確認のうえ、1度試してみるのもいいかもしれません。

 

▼導入企業例

>>ネクプロの詳細をチェックする<<

 

ネクプロなら実際にウェビナー・webセミナーを体験しながら製品詳細をチェックできます。

ウェビナー・webセミナーを視聴しながら営業担当者とチャットで質疑応答ができるので、疑問や不安を解消することもできます!

ウェビナー体験&製品詳細チェックはこちら

 

導入事例もダウンロードして見ることができるので、ぜひチェックしてみてください。

◆◇◆ウェビナー成功導入事例集のダウンロードはこちら◆◇◆

 

wellcast(ウェルキャスト)

wellcast(ウェルキャスト)は合同会社selfreeが提供するライブ配信システムです。

社内研修や製品のデモ、顧客のトレーニングやイベント配信、説明会など幅広く使えます。

配信は簡単な3ステップ方式になっていて、イベントを作成してURLをシェア、その後にすぐ配信を始められます。

機能面も基礎的なものは揃っていて、画面共有やチャットなども利用できます。

また、HubSpot CRM・Intercom・kintone・Salesforce・Slackといった各種ツールと連携可能です。

すでにこれらのツールを社内で利用している場合は相性が良く使えるでしょう。

 

GigaCast(ギガキャスト)

GigaCast(ギガキャスト)は、ロゴスウェア株式会社が提供するウェビナーツールです。

簡単な配信性能、使用分のみの購入制度、設定や登録は全てアウトソース可能など、使いやすさに特化しています。

ライブチャットやアンケート、見やすいスライドなどの機能もしっかりと搭載されています。

研修や遠隔での講習はもちろん、商品説明やセミナーにもピッタリです。

 

また、GigaCast(ギガキャスト)の特徴の1つに豊富な料金プランが挙げられます。

プランはそれぞれ、「プリペイド式」「月額固定制」「ワンショット利用式」「従量課金制」を用意。

定期的に研修やセミナーを開催する場合は月額制に、1回のみの配信をするのであればワンショットタイプに、大規模研修では従量課金など、用途に応じて使い分けられるのが魅力的です。

 

テレワークで研修が中止・延期になっても大丈夫!

今回はテレワーク化により出社ができず、研修が中止になったり、延期になったりしても代用可能なウェビナーについてご紹介しました。

急なトラブルや環境の変化で、従来通りの研修が行えない場合もあるかと思います。

しかし、そこで生まれた時間を有効に使うことが大切です。

何もせず漫然と時間を消耗してしまうと、競合他社に差をつけられてしまうだけでなく、社員も根付かなくなってしまう可能性もあります。

テレワークでも簡単に研修を開催できるウェビナーツールを使えば、対面で行うように研修をすることができるためおすすめです。

近頃はさまざまなウェビナーツールが展開されているので、欲しい機能やコスト面を鑑みて自社に合うウェビナーツールを導入してみてください。

研修だけでなく、今後は他の業務にも活用して効率化が図れるようになるはずです。

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そのような方に向けてウェビナーツールの比較を行いました。

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