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テレワークでセミナーが中止・延期に。そんなときはどうすればいい?

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新型コロナウイルスにより急にテレワークが始まり、新しい働き方に慣れるだけでも大変なのに、中止したセミナーのフォローや延期したセミナーの新たな日程のめどが立たずに困っている人も多いのではないでしょうか。

緊急事態宣言が解除されても、すぐに大規模イベントの開催ができるようになるわけでなく、また、再度の緊急事態宣言になる可能性も十分にあります。

そんなときの対応策として、ウェビナーを使う方法をご紹介します。

 

テレワークでセミナーが中止・延期になった場合の対応策

テレワークでセミナーが中止されたり、延期になったりした場合にどうすれば良いのでしょうか。

中止して資料を配布する、延期して日時を変更するという対応方法もありますが、新型コロナウイルスでテレワークとなり先行きが不透明な状況では、ウェビナーの配信がもっとも有効な対応策です。

それぞれの対応策について説明していきます。

 

テレワーク期間終了後に日時を変更する

セミナーが「中止」された場合、セミナーが「取りやめ」になったわけですから、改めて日時を変更する必要はありません。

この場合は、セミナーの中止のお知らせ、お詫び、有料のセミナーの場合は返金するといったことが事後の対応になります。

「中止」は「取りやめる」という意味なのでこれで間違いないのですが、参加予定者の中には延期されたと誤解する人が出てくるかもしれません。

誤解を防ぐために、中止のお知らせの中で延期ではないことをしっかりと伝える必要があります

 

セミナーが「延期」された場合、日時をずらしていつか必ずセミナーを開催しなければなりません。

この場合、無期限延期、つまりセミナーを開催する日時を明確にしないという対応方法もあります

新型コロナウイルス対策でテレワークが導入された結果セミナーが延期され、代わりの日時をすぐに決められないような場合、一時的に無期限延期をお知らせすることになることもあるでしょう。

それでも無期限延期の状態を長期間に渡って続けることは望ましくないので、早急に新たな日時を決定しお知らせする必要があります。

 

新たな日時は、テレワーク期間終了後にするのが妥当です。

なぜならセミナーは多数の人が集まるため、新型コロナウイルスの拡散を防止する観点からできるだけ避けたい活動であり、その開催はテレワークの終了よりも厳しい条件をクリアすることが求められるからです。

新たな日時をお知らせするとともに、不参加者への返金などの対応などを行い、新しい参加者を募るのが良いでしょう。

 

PDF資料など内容をテキストにして配布する

セミナーが中止になった場合は、内容をPDFなどの資料にして配布するのが良いでしょう。

当日に使うはずだったスライドをPDF化したり、資料や追加資料を講師なしで読めるように再構成したものを、PDF資料として配布したりする方法があります

この方法でもセミナーを開催できなかったことによる損失をある程度までカバーすることは可能です。

しかし、テキスト媒体とセミナーの間には大きな差があることは否定できません。

テキスト媒体で済むのであれば、顧客はそもそもセミナーに参加しないでしょう。

顧客は、テキストでは理解できないことがあるからセミナーに参加しているため、テキストの配布が完全にセミナー中止のフォローとして成り立たない点には留意しておきましょう。

 

ウェビナーで配信する

セミナーを中止したときに、PDFなどのテキスト媒体を配布してもセミナーを100%代替することはできません。

また、セミナーをテレワーク期間終了後に延期するやり方にも問題があります。

新型コロナウイルスのようなケースでは、テレワーク期間がいつ終了するのかも分からず、テレワーク期間が終了したからと言って直ちにセミナーを開催できるかも分かりません。

つまり、リアルなセミナーにこだわる限り、いつまでもセミナーを開催できないということになりかねません

 

また、危険を顧みず強硬に開催すれば、社会の安全に対する意識が足りていない会社であるとして批判されてしまうかもしれません。

セミナーを延期しても、開催日が決まらないうちに時間が経過して、セミナーの価値そのものが低減してしまいかねません。

 

そんなときに、リアルセミナーを代替する手段として考えたいのが、ウェビナーを配信することです。

ウェビナーとは、オンラインで開催するセミナーのことで、ウェビナーであれば聴衆は会場に来ないのでウイルス感染のリスクもなく安全です。

 

断然おすすめなのはウェビナー。なぜなら

ここまでは、テレワークでセミナーが中止・延期になった場合の対応策をいくつかご紹介しました。

その中で断然おすすめなのがウェビナーです。

以下でその理由を詳しくご説明します。

 

セミナーと同等の情報量で伝えられるから

ウェビナーをおすすめする第一の理由は情報量です。

ウェビナーは動画配信であるため、非常に多くの情報を伝えることができます。

読者の皆様の中にも、何かの報告や連絡を報告書やメールの形で文章にしてみて、簡単なことを伝えているつもりなのに文章がどんどん長くなり、書くのにかかる時間も長いし読むほうも大変、しかもその割に伝わらない、という経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。

要するに文章は話し言葉や動画に比べて圧倒的に情報量が少ないのです。

1分間の動画の情報量は180万文字に相当し、Webページに換算すると3,600ページにもなるという説もあります

 

しかし、動画のウェビナーは伝わりやすさという点に秀でています。

ウェビナーの講師は、もっとも伝えたいポイントや、自社の商品に対する思い入れを、表情や声の抑揚、大きさ、高低、身体の動きなど、さまざまな手段を活用して聴衆に訴えかけることができます。

また、動画なので、商品の動かさないと分からない特徴や機能なども簡単に伝えることができます。

よく準備されたウェビナーは聴衆を楽しませることができます。

テキスト媒体を最後まで読むためにはかなりの集中力を使い、情報を手に入れるために努力しなければなりません。

ウェビナーのコンテンツが良質であれば、視聴者は楽しんで動画を視聴しているだけで、商品のポイントや使い方などを理解することができます。

 

参加者の反応を確認しやすいから

ウェビナーは、参加者の反応を確認しやすいセミナー実施方法でもあります。

PDFなどのテキスト情報のみ配布した場合、アンケートなどに答えてもらうとしてもリアルタイムで反応を見ることはできません。

アンケートを配布して答えてもらい、集計するまでにかなり時間がかかります。

一方、ウェビナーではリアルタイムに参加者の反応を確認することができます

 

会場で開催するのセミナーの場合、講師は聴衆の反応を見ながらセミナーを進行させることができます。

その場合、講師は聴衆の雰囲気をつかんでセミナーを進行させることになります。

ウェビナーでは聴衆を直接見ることができません。

しかし、アンケートやチャット機能を活用することで、リアルタイムな反応を見ながらウェビナーを進行させることが可能です。

そしてアンケート機能を使えば、どれほどたくさんの聴衆がいたとしても、瞬時に集計した正確なアンケート結果に基づいてウェビナーを進めることができます。

また、チャット機能は、講師が聴衆の様子を探ったり、聴衆同士で交流したりするために使うことができます。

 

通常のセミナーに比べてコストも低く、集客力が高いから

ウェビナーを1回開催するコストは、リアルのセミナーを1回開催するコストよりもずっと低いです。

ウェビナーがリアルのセミナーよりも低いコストで開催できる主な理由は、ウェビナーの場合会場費がかからない点が大きいです。

集客しやすい東京などの大都市で、大人数が参加するセミナーを開催しようとすれば、多額の会場費が必要になります。

また、少人数のセミナーであっても、リアルのセミナーであれば会場整理や案内、受付、搬入作業などのために多くのスタッフが必要になりますが、ウェビナーのであればそうしたコストはかかりません。

ウェビナーは専用ツールを使って開催するのが一般的ですが、ツールのコストはかなり安く、またウェビナーを開催すればするほど、多くの聴衆がウェビナーに参加すればするほどコストが低くなっていく仕組みになっています。

ウェビナーを開催するためには、自宅の一室を利用しても可能です。

 

さらに、ウェビナーの集客力の高さも注目に値するでしょう。

ウェビナーはネット上で配信されるため、日本国内や世界各地から参加することができるのです。

 

テレワーク期間終了後も引き続き実施できるから

1度作成したウェビナーコンテンツは何度も使うことができます。

ウェビナーには場所の制約も、時間の制約もないので、参加者から見ても非常に融通が利きます。

テレワークに対応するために作ったウェビナーコンテンツを使って、テレワーク期間が終了した後にもウェビナーを引き続き何度でも実施することができます

一度作ったウェビナー動画が今後も活用可能な資産の1つとなっていくのです。

 

テレワーク中のウェビナー配信のポイント

テレワーク中のウェビナー配信のポイントは、いかに低コストで速くコンテンツを作成できるかという点にあります。

録画をうまく使ったり、スマホを使ったりすることで、安価で時間のかからないコンテンツ作成が可能になります。

 

録画があるとラク

60分のウェビナーコンテンツを作るからと言って、60分間カメラを回し続ける必要はありません。

リアルタイム配信の中に少しずつ録画したものを組み込んでウェビナーコンテンツを作ることができます。

これはテレワーク中のウェビナー配信ではかなり重要になってきます。

テレワークでセミナーが開催できなくなっているような場合、コストをかけずに素早くコンテンツを作る必要があります。

その点、ウェビナーであれば断片的に録画したものから容易にコンテンツを作ることが可能です。

 

また、録画されたコンテンツをWebサイトに置いておけば、視聴者はいつでも自分の時間の都合がつくときにコンテンツを視聴することができます。

繰り返し視聴することもできるので、理解を深めてもらうこともできるでしょう。

 

工夫次第でリアルタイム配信も可能

ウェビナーは録画したものを配信する場合が多いですが、工夫次第でテレワーク中でもリアルタイム配信も可能です。

背景に何もうつらないように自宅を整理したり、話者よりも説明資料などをメインに映したりなどの工夫により、テレワーク中の自宅でもウェビナーのリアルタイム配信が可能になります。

リアルタイム配信の場合、アンケート機能やチャット機能を使うことで、参加者の反応を見ながらウェビナーを進行していくこともできます。

 

機材はスマホでも十分

テレワーク中のウェビナーのように時間もコストもかけたくない場合は、Webカメラがなかったとしてもスマホで動画を撮影してウェビナーコンテンツを作成することができます。

スマホの録画機能は、解像度の面でも音声の面でも十分ウェビナーコンテンツを作れる性能を備えています。

仮にWebカメラが売り切れになっていたとしても、スマホで問題なくコンテンツを作ることができます。

 

テレワークでセミナーが中止・延期になったときに使いたいウェビナーツール

テレワークでセミナーが中止・延期になったときに使いたいウェビナーツールとして、ネクプロ、wellcast(ウェルキャスト)、GigaCast(ギガキャスト)をご紹介します。

 

ネクプロ

ネクプロはBtoBの企業マーケティングの課題を解決することを目的として作られたウェビナーツールです。

ネクプロを使えばオンラインとオフラインを一元化したウェビナーマーケティング、ウェビナーを使ったBtoBマーケティングを実施できます

ネクプロは、申し込みフォームの作成など申込管理機能、電子受付票などの受付管理システム、視聴履歴やアンケートなどを使った見込客管理機能を備えていますので、テレワーク中のウェビナー配信を効率的に進められるでしょう。

 

▼導入企業例

>>ネクプロの詳細をチェックする<<

 

ネクプロなら実際にウェビナー・webセミナーを体験しながら製品詳細をチェックできます。

ウェビナー・webセミナーを視聴しながら営業担当者とチャットで質疑応答ができるので、疑問や不安を解消することもできます!

ウェビナー体験&製品詳細チェックはこちら

 

導入事例もダウンロードして見ることができるので、ぜひチェックしてみてください。

◆◇◆ウェビナー成功導入事例集のダウンロードはこちら◆◇◆

 

wellcast(ウェルキャスト)

wellcast(ウェルキャスト)は、ウェビナーの開催や顧客育成を意識して作られた企業向けのライブ配信システムです。

wellcast(ウェルキャスト)はより機能を少なくすることで、セミナーを簡単にライブ配信することに重点を置いています

小さなセミナーを簡単に開催したい場合には、wellcast(ウェルキャスト)が力を発揮しそうです。

 

GigaCast(ギガキャスト)

GigaCast(ギガキャスト)はオンラインに特化して機能を充実させています。

GigaCast(ギガキャスト)では、招待セミナー・申し込みセミナー・オープンセミナーの3タイプのセミナーが可能です。

また、文字情報を見やすくする工夫や、スライド専用画面などの、文字情報を使ったコミュニケーションを容易にする機能があります。

 

テレワークでセミナーが中止・延期になっても慌てないで!

この記事では、テレワーク中にセミナーが中止・延期になった場合の対処方法についてご紹介しました。

突然のテレワークやセミナーの中止・延期でも、ウェビナーを使えば大丈夫です。

柔軟性が高く、低コストで集客力も高いウェビナーは今後も普及していくことでしょう。

自社に合ったウェビナーツールを活用して、テレワーク中でもセミナーを開催できる体制を整えてはいかがでしょうか。

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「ウェビナーを始めてみたい!」
「でもどのwebセミナーツールを選べばいいの?」
そのような方に向けてウェビナーツールの比較を行いました。

>>【比較】ウェビナー・webセミナーツール10選!各ウェビナー・webセミナーツールの強みやポイントは?<<